Не будьте нянькой для своих субподрядчиков –
обучите их

Управление субподрядчиками может быть утомительным и неблагодарным занятием. Сколько раз вам приходилось переделывать план проекта и расписание работ из-за непунктуальности субодрядчика?

Раньше мы тратили массу ценного времени на то, что «нянчились» с нашими субподрядчиками от начала до конца проекта. Временами мы были вынуждены практически брать на себя управление их фронтом работ, чтобы предотвратить провал всего проекта, который был бы неминуем без нашего вмешательства.

Но в какой-то момент, когда выполнение работы потребовало от нас воспользоваться услугами небольшой фирмы-субподрядчика, которую мы будем называть Quantum Robotics, мы поняли, как решить эту извечную проблему. Менеджером проекта был Роджер, так что пусть он расскажет всю историю своими словами:

«Я по собственному опыту знал, что если мы хотим, чтобы работы были выполнены согласно расписанию, необходимо постоянно присматривать за фирмой Quantum и курировать их на каждом этапе. Помимо всего прочего, меня мучили опасения, что из-за этого проекта наша компания может понести денежные убытки. Когда вы заключаете контракт с небольшим субподрядчиком, вы обязаны волноваться о его финансовом положении. Если они обанкротятся до того, как выполнят работу по вашему подряду, весь ваш проект может оказаться под угрозой срыва.

Где-то в середине нашего проекта Quantum столкнулся с проблемами, которые, как мне показалось, ставили под сомнение целесообразность для них нашего сотрудничества. Тогда я напрямую спросил владельца фирмы: «Дейв, вы получаете прибыль от нашего проекта?». Он ответил: «Расслабьтесь. Мы компенсируем вам за все проблемы».

Сначала я подумал, что Дейв в своем репертуаре - он всегда был достаточно замкнутым человеком. Но потом я стал постепенно проникаться уверенностью, что дело было в другом: он и сам не знал ответа на мой вопрос. Когда я снова спросил его о том же, он тяжело вздохнул: «Откровенно говоря, я не знаю, насколько прибыльным для нас окажется этот проект. Узнаю только тогда, когда все закончится, и мы произведем окончательные вычисления».

В нашей компании я давно уже привык к еженедельным финансовым отчетам по выполнению проектов, включая такие показатели, как валовая почасовая прибыль. В фирме Quantum не практиковалось ничего подобного, а это означало, что я должен был на время всего проекта стать для них нянькой и присматривать за каждым их шагом. И тогда меня осенило: если бы я обучил Дейва нескольким методам из числа тех, что мы постоянно используем, в частности, как измерять показатели движения проекта и как отслеживать их изменения, - то у него всегда были бы под рукой необходимые данные. А значит, были бы они и у меня.

Пришлось потратить какое-то время на уговоры, но, в конце концов, мне удалось уговорить Дейва попробовать применить нашу систему измерения показателей. Мы взяли бюджет его проекта, суммировали потраченные часы и стоимость материалов, и на этом основании спрогнозировали оставшиеся до конца работы расходы, что позволило нам рассчитать приблизительную валовую почасовую прибыль для всего проекта.

Мы увидели, что у Дейва было некоторое количество проблематичных моментов, но если он с ними справится, в итоге он будет в порядке. Самое главное, он должен был внимательно следить за результатами, чтобы в случае, если показатели прогресса идут вниз, - немедленно скорректировать план дальнейших действий, без ущерба для выгоды его команды.

После этого, до окончания проекта, я уже не должен был неотступно находиться при субподрядчике. Теперь у фирмы Quantum были показатели, по которым они видели, когда что-то шло не так, и могли следить за тем, как проект двигался к своему успешному завершению. Кончилось все тем, что они вовремя сдали свою работу, и для всех сторон проект оказался прибыльным».

Менеджеры проектов не любят вмешиваться в дела своих субподрядчиков, да и сами субподрядчики очень не любят, когда вмешиваются в их дела. Но если уже на раннем этапе вы можете помочь им научиться мониторить их работу и видеть как достижения, так и подводные камни, - так, чтобы было удобно и им, и вам, - то позднее вам не придется встревать в ход работы субподрядчика из опасения сорвать весь проект или не закончить его вовремя и согласно плану.