Закладки


Поделиться

URL
***

Менеджмент / Операционное управление

Советы тем, кто боится или не умеет делегировать задачи

19 сентября 2017

Советы тем, кто боится или не умеет делегировать задачи

Звуковое уведомление! Что-то требует вашего внимания. Это электронное письмо? Твит? Смс? Напоминание на телефоне? Приглашение в календаре?  Еще одно уведомление! И еще одно! И cнова этот звук. Этот раздражитель может быть и визуальным — например, постоянно растущими числами рядом с иконками приложений или словом «Входящие».

«Ну же, почему бы не ответить сразу? говорит дьявол на вашем цифровом плече. — Отправитель сообщения будет доволен, а вы в награду получите дозу дофамина». «Постой!» — говорит ангел с другой стороны и умоляет вас стремиться к концентрации, стратегическим действиям, осмысленности и эффективности. В легком смятении вы возвращаетесь к работе. Так чем вы занимались? Что было важнее сообщения, которое вас отвлекло? Вспомнить уже непросто.

Когда я начинаю чувствовать, что еще одно уведомление, еще один запрос пагубно скажутся на моем рассудке и моих стратегически важных проектах, я делаю паузу, чтобы сконцентрироваться на главном и напомнить себе, что в повседневных делах мне не нужно полагаться только на себя.

Задания, кажущиеся нам «ангельскими», могут быть «сущим дьяволом» для других — и наоборот. А значит, есть те, кто будет рад повстречаться с дьяволом, кроющимся в деталях ваших проектов. Главное — научиться правильно делегировать задачи. Делегировать даже лучше, чем вы делаете это сейчас. И даже если вы думаете, что хорошо с этим справляетесь, готова поспорить, что вы можете добиться еще большей эффективности и обрести большее душевное спокойствие — на работе и дома. У всех нас есть задания (от чего-то повседневного вроде стирки до таких важных вещей, как составление ежемесячного бухгалтерского отчета), покушающиеся на наше психическое равновесие, наша ахиллесова пята.

Многие из нас в той или иной степени понимают пользу и цель делегирования — создание команды, готовой взять на себя часть рабочей нагрузки. Это позволит вам оставить себе лишь трудоемкие задания, справиться с которыми другим не под силу. На практике же наши страхи заставляют нас забирать всю работу себе и тормозить рабочий процесс. Мы боимся, что результат не будет соответствовать требованиям, что поиск человека для той или иной задачи займет больше времени, чем выполнение задания, что никто не захочет делать эту работу, что это будет дорого стоить, что назначенный работник может оказаться ненадежным и так далее.

Я и сама себя так обманывала. Мой внутренний перфекционист не умолкал, задирал голову и вел меня по слишком знакомой мне дороге к эмоциональному выгоранию. Даже я не застрахована от попадания в ловушку «Я не могу это делегировать!» и топтания на месте. Однако все эти страхи — миф.

Делегирование воскресило мой бизнес, который в 2013 году находился на грани провала. В 2014 году оно помогло мне утроить доходы по сравнению с тремя предыдущими годами. Благодаря делегированию в этом году, к моменту написания этой статьи в мае, я заработала больше, чем за три предыдущих года, вместе взятых.

Нанимая больше людей, я, конечно, расширяла статью расходов в бюджете своей компании. Но, собрав команду, на которую я могла положиться, я не только покрыла издержки, но и получила существенную прибыль.

В какой-то момент все, что может быть делегировано, должно быть делегировано, и исключений из этого правила должно быть немного. Проведите ревизию, опираясь на следующие шесть критериев, чтобы определить, решение каких задач лучше всего доверить вашим коллегам.

Мелкие. Небольшие задания, которые имеют свойство накапливаться, хотя их выполнение кажется несущественным. Они никогда не бывают важными или срочными, но, даже требуя всего несколько минут внимания, выбивают вас из рабочего ритма и мешают заниматься более важными проектами. К примеру, вам нужно зарегистрироваться на конференцию или другое событие, добавить это в свой календарь, забронировать билет на самолет и номер в отеле — каждая из таких задач не отнимет много времени, но вместе они могут стать проблемой.

Муторные. Вы сможете найти лучшее применение времени, которое у вас отнимают эти сравнительно простые задачи. Наиболее очевидные задания может (и должен) выполнять кто угодно, кроме вас. Например, если вам нужно вручную перенести список длиной в 100 пунктов в электронную таблицу и выделить ее элементы цветами или обновить значение ключевых показателей эффективности в вашей презентации, делегируйте это.

Отнимающие много времени. Хотя эти задания важны и относительно трудоемки, они отнимают много времени и не требуют вашего участия на протяжении первых 80% решения вопроса. Вы без проблем можете подключиться к работе, когда 80% ее будет выполнено, чтобы дать свое добро, проконтролировать процесс и/или порекомендовать следующие шаги.

Те, которым можно научить. Даже если задание на первый взгляд кажется непростым и, возможно, включает в себя ряд промежуточных задач, его выполнение может быть описано последовательностью действий. Ваши сотрудники легко запомнят ее, вам же останется контролировать качество и давать свое финальное одобрение. Так, например, вы можете научить одного из ваших подчиненных готовить презентацию для всеобщего ежемесячного совещания или даже доверить ему выступать с этой презентацией.

Слишком трудные. Выполнение этих заданий не просто одна из ваших слабых сторон, оно требует навыков, которыми вы не обладаете. Вы тратите существенно больше времени, чем ваши квалифицированные в этой области коллеги, но результаты ваших усилий все равно не превышают среднего уровня. Например, презентацию для командного совещания в PowerPoint можно доверить тому, кто лучше в этом разбирается, а создание презентации для выступления за пределами вашей организации (например, для лекция TEDx) стоит поручить профессиональному дизайнеру.

Те, с которыми нельзя медлить. Срочные задания, выполнение которых накладывается на дедлайны других приоритетных проектов. Нет времени делать все и сразу, поэтому вы делегируете важное и срочное задание, чтобы оно выполнялось параллельно с другими. Приведу примеры. Вы оставили iPad в самолете (к сожалению, такое недавно случилось со мной) и, ежедневно названивая в службу поддержки авиакомпании (и долго ожидая ответа оператора), пытаетесь вернуть его, прежде чем он пропадет в бездне бюро находок аэропорта. Или вы пытаетесь поменять выбранные в самолете места на завтрашний рейс, но сегодня у вас целый день встречи.

Ключевой момент, который поможет вам начать лучше делегировать, — это привычка часто (или даже ежедневно) оценивать, какие из стоящих перед вами задач можете сделать только вы. Все остальные вы можете делегировать.

Домашнее задание. В течение следующих двух недель записывайте ваши задания, которые соответствуют приведенным выше критериям на листе бумаги или в такой таблице, где разные колонки соответствуют разным категориям рабочих и домашних задач. Помочь вам в этом может этот список из более чем 75 заданий, которые я делегировала в прошлом году.

Даже если вы пока не знаете, кому делегировать вашу работу или как это сделать, определитесь сначала, какие задачи вы можете поручить кому-нибудь другому. Вы удивитесь, как этот новый угол зрения позволит вашему разуму (и ангелу на вашем плече) будто по волшебству решить, какие следующий шаги вам следует предпринять.

Об авторе. Дженни Блейк, консультант по вопросам карьеры и бизнес-стратегии, автор книги «PIVOT: The Only Move That Matters Is Your Next One», ее последний курс называется «Delegation Ninja: Turn Frantic into Freedom».

Чтобы оставить комментарий, вам необходимо авторизоваться


САМОЕ ПОПУЛЯРНОЕ