Закладки


Поделиться

URL
***

Менеджмент / Стратегия

Магия получасовых совещаний

10 марта 2016

Магия получасовых совещаний

Пять лет назад, когда мне уже изрядно поднадоела моя бессмысленная привычка браться одновременно за несколько дел, я решился на эксперимент: на целую неделю я откажусь от попыток жонглировать занятиями — и посмотрим, чем все это закончится.

Этот эксперимент изменил мою жизнь к лучшему: наладились мои взаимоотношения, исчез стресс, а продуктивность достигла невиданных доселе высот. Способность сосредоточиться на одной задаче, не отвлекаясь на другие, поистине спасительна и не имеет недостатков.

Один из положительных побочных эффектов этого умения заключался в том, что я стал с отвращением относиться к впустую потраченному времени. Раньше я мог подолгу висеть на телефоне, участвуя в бесцельной телефонной болтовне — я просто одновременно проверял почту или бродил по интернету. Теперь же я живу в мире победившей однозадачности, и затянутый телефонный разговор «ни о чем» стал для меня делом невыносимым.

Именно так я сделал для себя самое важное открытие последних пяти лет, полностью преобразившее мою жизнь и мой бизнес.

Сжатое время.

Впрочем, начну с небольшого пояснения. В моей жизни есть вещи, которые заслуживают того, чтобы заполнять собой довольно протяженные отрезки времени. К ним, например, относятся ужин с друзьями, мой писательский труд, сон, отдых с семьей.

Однако другие вещи, такие как встречи, совещания и разнообразная работа рутинного характера, в большинстве своем сильно выигрывают от компрессии времени.

Как правило, мы разделяем наш график на часовые интервалы. Почему? Каким образом час стал стандартной длительностью стольких совещаний, звонков и встреч?

Испытывая все большее недовольство относительно утраченного времени, я решил пойти на новый эксперимент — на многие свои задачи я буду отводить вдвое меньше времени.

Начал с простых вещей. Раньше я ежедневно целый час занимался физическими упражнениями. Теперь я их сократил до тридцати минут в день. Результат? Мои вес и физическая форма улучшились.

И вот почему: интенсивность моих занятий возросла (ведь я знаю, что у меня на них всего лишь тридцать минут) и я стал лучше питаться (я больше не рассчитываю на то, что моя зарядка спасет меня от лишнего веса). Кроме того, я больше не надеюсь на то, что мои получасовые упражнения смогут поддерживать меня в форме, поэтому я стал больше двигаться в течение дня. И я никогда больше не пропускаю свои сессии, поскольку мне куда проще выкроить для них тридцать минут.

Читайте материал по теме: 4 вредоносных мифа, в которые все еще верят многие компании

Если вам нужно что-то сделать в два раза быстрее, вы начинаете очень внимательно следить за вашим расходом часов, минут и секунд. И ваша концентрация возрастает многократно. Сейчас большинство моих телефонных звонков не превышают получасовой отметки. Мой подкаст длится 15—20 минут. Даже когда я провожу селекторные совещания с участием нескольких сторон, мне чаще всего удается уложиться в 30 минут. Когда люди на другом конце провода знают об ограничении по времени, они стараются говорить по делу и не отвлекаться на несущественные детали.

При этом они и слушают внимательнее, потому что высокая скорость разговора требует от них сосредоточенности. Мы знаем, что любой отвлекающий момент может навредить течению беседы. В результате участники вовлечены в процесс на все сто — и благодаря этому наш диалог становится гораздо более увлекательным для всех.

Нигде этот подход не оказал столь решительного и мощного воздействия, как у нас в Bergman Partners. Последние несколько лет все наши сессии лидерского коучинга длятся ровно 30 минут.

Явные преимущества этого решения очевидны: обе стороны экономят как время, так и деньги.

Читайте материал по теме: Хорошая работа не спасает от выгорания

Однако есть и менее заметные на первый взгляд аспекты: наш коучинг не просто сохранил свою эффективность, он стал значительно более действенным. Когда и коуч, и клиент знают, что у них на все про все 30 минут, они начинают работать на повышенных оборотах.

  • Клиенты посещают встречи. Как и в случае с моими упражнениями, люди гораздо реже пропускают тридцатиминутные сессии, чем часовые.
  • Никто не опаздывает. В получасовой беседе каждая минута на вес золота — и все это прекрасно понимают. Сам коучинг начинается быстрее, поскольку взаимоотношения строятся в процессе работы, а не светской болтовни.
  • Люди обычно приходят подготовленными. Никто не тратит время на отвлеченные темы и пустые разговоры. Клиенты знают, какие вопросы они хотят затронуть, и заранее их продумывают.
  • Из-за ограничений по времени люди лучше концентрируются. Они не пытаются охватить сразу целое множество проблем, а сосредотачиваются на одной, самой главной возможности или на самом серьезном и непреодолимом препятствии. И действительно продвигаются вперед. Направленные усилия приводят к успеху.
  • Коучи действуют более решительно, а клиенты не протестуют, когда их поторапливают. Если у вас всего 30 минут, тратить время на раскачивания и долгие вступления — непозволительная роскошь. Коучи стараются сразу же брать быка за рога, смелее перебивают клиентов и задают им провокационные вопросы.
  • Между сессиями клиенты лучше справляются с задачами. Я точно не знаю, почему так происходит, но вот моя гипотеза. Руководители на всех уровнях должны уметь доносить суть дела быстро и эффективно. Сжатые и сфокусированные коучинги оттачивают их мастерство, заставляя их сосредотачиваться на самых важных деталях и побуждая принимать быстрые решения.

Существуют ли у данного метода недостатки? Я о них не знаю.

Читайте материал по теме: Как избавиться от «вечной занятости»

Испытайте его на себе. Сократите часть ваших часовых совещаний до получаса. В то же время постарайтесь увеличить эффективность этих 30 минут, воспользовавшись тремя нижеследующими рекомендациями:

  1. До начала встречи прочитайте все необходимые документы и попросите остальных сделать то же самое. Подумайте о ваших вопросах и о том, что вас реально беспокоит. Решите, какие моменты для вас принципиальны, а где бы вы могли уступить. Задайте себе самый главный вопрос: каких результатов вы бы хотели добиться?
  2. Определите один предмет, который имеет для вас наибольшее значение, и посвятите 30 минут этой теме, проблеме или возможности. Начните совещание точно в назначенное время, независимо от того, все ли уже пришли или нет. Твердо и уверенно удерживайте разговор в рамках основной темы. Отбросьте все, что не так существенно. Принимайте решения быстро, даже если они не идеальны. Лучше добиться прогресса в одном деле, чем поверхностно затронуть множество вопросов, но ни одного не сдвинуть с мертвой точки.
  3. Признаком успешного совещания является не сам факт проведения совещания, а то, что происходит после него. В заключение выделите как минимум пять минут на то, чтобы вкратце подытожить полученную по ее итогам информацию, сформулировать важные моменты, рассказать о шагах, которые вы намерены предпринять по результатам встречи, а также разъяснить, каким образом вы будете оценивать успешность дальнейших действий.

Если вы хотите использовать время наилучшим образом, вы должны уметь быстро доносить основную суть дела — и обладать мужеством, чтобы этот навык применять. Вам следует быть решительным и не бояться провоцировать людей на смелые мысли. Вы должны быть готовы перебивать их ради благого дела — стремительного движения вперед к самому важному. Кроме того, вам необходимо научиться отказываться от тех вещей, которые не имеют большого значения.

Читайте материал по теме: Сколько реально работают основатели компаний?

И еще вы должны быть полностью включены в процесс. Никакой многозадачности. Никаких отправленных из-под стола сообщений. Никаких отвлекающих факторов. Что опять-таки пойдет вам только на пользу: вы сможете целиком сосредоточиться на том, что вы делаете.

Однако у этого подхода есть и своя цена. Несмотря на то что концентрация придаст вам лишнюю энергию, она также потребует от вас много сил, даже на небольшом отрезке времени. Это, если можно так сказать, спринтерская тактика.

С другой стороны, когда вы сократите свои совещания и прочие мероприятия наполовину, у вас появится много свободного времени для ужинов с друзьями, писательских трудов, сна и отдыха в кругу семьи.

Чтобы оставить комментарий, вам необходимо авторизоваться


САМОЕ ПОПУЛЯРНОЕ