Восемь правил эффективного гибридного совещания | Harvard Business Review Russia
Коммуникации

Восемь правил эффективного гибридного совещания

Боб Фриш , Кэри Грин
Восемь правил эффективного гибридного совещания
Gabriel Benois / Unsplash

Опрос, недавно проведенный компанией McKinsey, показал, что по мере снятия ограничений, связанных с COVID-19, 90% организаций будут внедрять тот или иной совмещенный формат работы в офисе и на удаленке. Новая модель повлечет за собой принципиальные изменения в организации совещаний: по-видимому, смешанный состав лично присутствующих и удаленных участников станет неотъемлемым элементом «новой нормы».

Нет обратного пути в мир селекторных переговорных устройств на столах, в те времена, когда подключившимся к конференции по телефону приходилось напрягать слух, когда их перебивали и они могли только догадываться, что видят на слайдах презентации их коллеги, находящиеся в комнате.

CEO компании Microsoft Сатья Наделла недавно сказал: «Мы должны сделать так, чтобы те, кто присоединяется к нам удаленно, были полноправными участниками процесса».

Но гибридные встречи проводить гораздо сложнее, чем личные или виртуальные. Их легко провести плохо и трудно — хорошо: одна оплошность — и удаленные участники могут быть оттеснены на второй план. За последний год руководители научились проводить отличные виртуальные совещания, теперь нужно так же отлично освоить гибридные.

За десятилетия работы в сфере планирования и проведения собраний команд высшего руководства и советов директоров мы собрали восемь лучших методов, которые помогут сделать ваши гибридные совещания более эффективными:

1. Улучшите качество звука

Удаленным участникам необходимо видеть, кто говорит и что происходит в переговорной, однако хороший звук имеет большее значение. Визуальным аспектам встреч уделяется много внимания, а о звуке часто вспоминают в последний момент. До пандемии COVID-19 нам часто приходилось слышать, как удаленные участники говорили: «Извините, не могли бы вы держать микрофон ближе и повторить, что только что сказали?» Сейчас они рассчитывают все слышать четко, как в Zoom.

Чтобы вам не приходилось в последнюю минуту срочно решать проблему с плохим звуком, убедитесь, что комната оснащена достаточным количеством микрофонов и удаленные участники все слышат. Если вы находитесь в отеле или на другой временной площадке и найти много микрофонов невозможно, можно использовать ручной микрофон, который участники, присутствующие в комнате, могут передавать друг другу.

2. Изучите новые технологии

Пандемия ускорила развитие технологий видеоконференций, которые позволяют проводить виртуальные встречи с компьютеров, планшетов и телефонов. Провайдеры активно инвестируют в повышение качества гибридных встреч и придумывают новые функции, улучшающие гибридные коммуникации.

Например, в Smart Gallery в Zoom (должна быть закончена в этом году) с использованием искусственного интеллекта будет реализована функция распознавания лиц каждого из присутствующих в зале, и каждого участника программа сможет выводить в отдельном окне в привычной галерее на экране. Microsoft разрабатывает новые типы переговорных, оптимизированные для гибридных совещаний. Проверьте, какие технологические новинки доступны вам, чтобы обеспечить на совещаниях эффект присутствия и сделать их более настоящими.

3. Взгляните на видео с точки зрения удаленного участника

Готовя встречу, постоянно спрашивайте себя: что нужно видеть удаленным участникам, чтобы быть полностью вовлеченными в процесс? Они должны иметь возможность видеть лица находящихся в комнате, демонстрируемые презентации, раздаваемые документы, контент, создаваемый во время встречи на досках, и т. д.

Соблазнительно просто попросить присутствующих в комнате открыть ноутбуки и войти в конференцию Zoom (с отключенным микрофоном), чтобы удаленные участники видели все лица и было удобно делиться документами. Клиенты часто предлагают подобные «виртуальные встречи в переговорной». Однако если и в переговорной нужно снова проводить совещание за компьютерами, то можно с таким же успехом остаться дома или в своем офисе. Мы (по крайней мере, пока) так рады быть наконец снова рядом, что меньше всего хотелось бы ради удобства удаленных участников опять согнувшись сидеть за ноутбуками.

В случаях, когда передовые видеотехнологии недоступны, немного изобретательности может сыграть важную роль и создать высококачественное изображение для всех.

Например, во время двухдневной выездной встречи в одном из отелей Флориды, где 10 человек присутствовали лично, а два — удаленно (один в Цюрихе, а другой в Лос-Анджелесе), мы подключили к ноутбукам три веб-камеры и использовали четвертый ноутбук для демонстрации изображения на главном экране (обычно презентации в PowerPoint). Мы установили две веб-камеры на треноги, и они были направлены на участников, находящихся в комнате, чтобы удаленные участники видели, кто говорит. Третью камеру мы перемещали по комнате, чтобы по ходу встречи по мере необходимости крупным планом показывать выступающих, доски и схемы. К четырем ноутбукам добавились еще два, используемые удаленными руководителями, — получилось шесть отдельных «участников» в одной Zoom-конференции.

Обратная связь, полученная после встречи, показала, что такая схема позволила удаленным участникам почувствовать себя неотъемлемой частью процесса, а не сторонними наблюдателями.

4. Покажите удаленных участников крупно

Равноправного присутствия удаленных участников помогает добиться и такой прием. Кроме главного экрана в центре установите по сторонам два дополнительных больших монитора, демонстрирующие окна удаленных участников «в натуральную величину» в течение всей встречи.

Мы обнаружили, что так присутствующим в переговорной легче воспринимать подключившихся в удаленном режиме коллег как полноправных участников и не забывать включать их в беседу. По возможности звук лучше настроить через те же мониторы — потолочные колонки усиливают искусственность ситуации.

5. Заранее проверьте технику

Ничто так не вредит динамике встречи, как ожидание, пока исправят накладки трансляции. Перед важным совещанием проверьте настройки звука и изображения в переговорной и у удаленных участников. Запланируйте пробную сессию на 10—15 минут, чтобы удаленные участники чувствовали себя комфортно во время встречи, а также проверили функции, которые им, вероятно, придется использовать. Это время будет потрачено не напрасно.

6. Готовьте встречу для всех участников

Оцените каждое действие и процесс, сосредоточившись на том, как их будут выполнять удаленные участники. Подумайте, какие инструменты и методы, цифровые или аналоговые, можно использовать, чтобы максимально увеличить их взаимодействие с участниками, присутствующими лично.

Например, если вам нужно опросить группу, используйте инструмент на основе мобильного телефона вроде Poll Everywhere, чтобы собрать мнения всех участников в режиме реального времени. Это ставит удаленных участников в равное положение — в отличие от голосования с помощью поднятия рук или вербальной обратной связи. Для ведения заметок во время встречи используйте онлайн-доску (или наведите удаленную камеру на реальную доску), чтобы все видели, что записывается в процессе.

Аналогично, если по плану встречи участники в комнате должны поставить точки или приклеить листки для записей на настенную схему, используйте веб-камеру, чтобы позволить удаленным участникам прочитать ответы коллег, прежде чем предложить свой вариант, как они сделали бы, если бы присутствовали лично.

Если, согласно плану, люди должны поделиться на группы, самым простым решением будет включить всех удаленных участников в одну группу. Однако так вы посылаете им неправильный сигнал, усиливая их физическое отсутствие. Лучше приложить дополнительные логистические и технические усилия и интегрировать удаленных участников в несколько групп, чтобы подчеркнуть их равный статус.

7. Активно руководите встречей

Проводить гибридное совещание достаточно сложно — проще, когда вся группа присутствует лично или находится в Zoom. Кому-то одному — сотруднику, участнику встречи или приглашенному ведущему — нужно направлять разговор и следить, чтобы участники не отклонялись от темы.

Несмотря на все усилия, приложенные к планированию и логистике встречи, лично присутствующие участники могут легко занять доминирующее положение в обсуждении. Ведущий должен приглашать к разговору удаленных членов команды, поддерживать их участие и следить за тем, чтобы их голоса были услышаны, чтобы их не перебивали и не заглушали. Иногда нужно будет к присутствующим или удаленным участникам и сделать так, чтобы услышаны были все.

8. Выделите каждому удаленному участнику «аватара» для присутствия в комнате

Иногда удаленным участникам необходимо физическое присутствие в переговорной. Например, нет нужного обзора с камеры. Или не работает микрофон, или участнику необходимо напомнить о выступлении. Может понадобиться приклеить листок на схему или поместить фишку на стол в процессе распределения ресурсов.

Для таких ситуаций каждому удаленному участнику необходимо иметь в комнате так называемого «аватара» — сотрудника (или другого участника), который по мере необходимости будет осуществлять в переговорной физические действия. На протяжении всей встречи они постоянно находятся на связи по приватному каналу, общаясь с помощью СМС, в чате или по телефону. Удаленные участники говорят нам, что конфиденциальный доступ к контактному лицу в значительной степени позволяет избавиться от чувства изоляции или дистанции с присутствующими. Удаленному участнику неудобно каждый раз просить: «Фред, не мог бы ты говорить громче? Тебя плохо слышно». Гораздо лучше, если в перерыве к Фреду подойдет кто-то другой и напомнит: «Фред, пожалуйста, говори громче. Наташе очень плохо слышно тебя в Цюрихе».

Со спадом заболеваемости и возобновлением личных встреч гибридные совещания в организациях будут становиться постоянной практикой. Проводить их будет сложнее, поскольку за год, в течение которого из-за COVID-19 мы встречались виртуально, наши требования к удаленному взаимодействию возросли. К счастью, применяя технологии и инструменты, тщательно продумывая встречи и обеспечивая активное руководство ими, мы можем организовать гибридные встречи так, чтобы каждый в команде, где бы он ни находился, будь то в переговорной или за океаном, мог чувствовать себя полноправным, равным и важным участником процесса.

Об авторах

Боб Фриш (Bob Frisch) — партнер и учредитель бостонской консалтинговой компании Strategic Offsites Group, автор книги «Who’s In The Room? How Great Leaders Structure and Manage the Teams Around Them» и соавтор книги «Simple Sabotage».

Кэри Грин (Cary Greene) — управляющий партнер бостонской консалтинговой компании Strategic Offsites Group, занимающейся планированием и организацией стратегических совещаний управленческих команд и советов директоров, соавтор книги «Simple Sabotage».

советуем прочитать
Хакеры на работе
Дженсен Билл,  Клейн Джош
Новости. Всемирный потоп
Гусинская Ирина