«Есть важное дело»: как правильно отвлекать сотрудников от их работы | Harvard Business Review Russia
Коммуникации

«Есть важное дело»: как правильно отвлекать сотрудников от их работы

Элана Фелдман
«Есть важное дело»: как правильно отвлекать сотрудников от их работы
Фото: David Merron Photography/Getty Images

Когда вас отвлекают на работе, это может расстраивать, раздражать и вызывать стресс. Но всегда ли это так? Отвлечь человека на работе часто бывает необходимо, чтобы сообщить информацию или обсудить срочные вопросы в режиме реального времени, и это может быть важно для дела. Поскольку Slack, Zoom и бессчетное количество подобных им инструментов облегчают коммуникации, люди отвлекают друг друга все чаще, и это неизбежно.

Однако недавнее исследование демонстрирует, что люди не всегда испытывают неприятные эмоции, когда их отвлекают. Вместе с Дэвидом Гринуэем, занимающимся исследованиями в области менеджмента, мы попросили 35 работников интеллектуального труда, занимающих полную ставку в офисе, фиксировать каждый раз, когда их отвлекали в течение дня (все данные были собраны до пандемии). С помощью анализа их записей и серии подробных интервью мы обнаружили, что отношение к ситуациям, когда кто-то отвлекает, может быть не только негативным, но и почти столь же часто оказывается положительным: из 251 случая, о которых сообщили участники, 31% они восприняли положительно, 34% отрицательно и 35% нейтрально. Мы также обнаружили, что 80% наших участников сообщали по крайней мере об одном случае в течение дня, когда им пришлось оторваться от своих задач, но они расценивали это положительно, и 86% отметили как минимум один случай, когда они были недовольны.

Чем может объясняться положительное отношение человека к ситуации, когда его отвлекают? Участники нашего исследования, упоминавшие примеры позитивной реакции, говорили, что испытали такие эмоции, как счастье, радостное волнение или удовлетворение. Например, специалист по кадрам объяснила, что, хотя и работала над планом проекта, была рада, когда коллега попросила ее просмотреть маркетинговые материалы:

«Я была рада, что она отвлекла меня, потому что эта просьба имела отношение к другому проекту, который я надеялась вскоре закончить… Несмотря на то, что мне пришлось оторваться от работы над планом проекта, я восприняла это позитивно. Я была рада, что проект в области маркетинга продвигается… Эта задача была важнее в тот момент, чем закончить мой план, который не был таким срочным».

Еще пример. Биржевой трейдер рассказала, что была довольна, когда до открытия рынка к ней подошел новый сотрудник, хотя она в этот момент читала новости:

«У нас никто не скажет спасибо, когда отвлекают во время биржевой сессии, но время до открытия рынка — хороший момент, чтобы подойти… Он рассказал, чем занимался накануне, что сделал, и спросил: “Над чем будем работать сегодня?” Я была довольна. Мне редко выпадает шанс нанять сотрудника, и это был первый человек, за которого я поручилась и сказала, что его надо брать. Поэтому я была рада, что у него хорошо идут дела. Было бы очень здорово, чтобы он освоился. Поэтому это позитивный опыт».

Конечно, отношение к отвлекающим ситуациям в значительной степени зависит от того, как это влияет на нашу работу. Думается, что нас расстраивает необходимость переключаться и менять график, чтобы выполнить неожиданную задачу, однако мы можем испытывать и положительные эмоции, если нас отвлекли не напрасно и мы можем положительно ответить на вопросы «Я продвинулся в другом деле? Новая задача важнее, чем та, которой я занимался до этого?» Кроме того, мы более позитивно воспринимаем ситуации, когда нас просят переключиться, если новая задача легко вписывается в рабочий день и позволяет ответить «да» на вопросы «Сейчас подходящий момент, чтобы отвлечься?», «У меня достаточно свободного времени и я смогу выполнить еще одно дело?» и «Я уже мысленно планировал потратить время на эту задачу?»

Как и когда лучше обратиться к человеку, если вам придется его отвлечь, — и к кому именно стоит обратиться? С учетом перечисленных факторов вы сможете определить оптимальный ответ. Мы выделили несколько конкретных стратегий. Если вы будете им следовать, ваше обращение с большей вероятностью будет воспринято положительно.

1. Оцените, насколько критична задача

Люди чаще считают, что их не зря оторвали от дел, если задача, на которую их попросили переключиться, кажется важной, особенно если она выглядит более важной, чем те, над которыми они до этого работали. Поэтому, прежде чем отвлечь кого-то, подумайте, будет ли для человека приоритетом то, о чем вы просите.

2. Не усугубляйте ситуацию, если человек слишком загружен

Кроме того, мы обнаружили, что люди реагируют отрицательно, если их отвлечь в тот момент, когда они и так чувствуют себя перегруженными. Чтобы не усугублять, спросите себя, что вы знаете о текущей загруженности сотрудника. Если вам известно, что он очень занят, отвлеките кого-нибудь другого (если задача срочная) или подождите, пока человек немного освободится (если задача может подождать).

советуем прочитать

Об авторе

Элана Фелдман (Elana Feldman) — доцент, преподаватель менеджмента в Школе бизнеса им. Мэннинга при Массачусетском университете в Лоуэлле. Ее исследования посвящены тому, как люди думают о времени и строят отношения на работе.

Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи
советуем прочитать
Кадры под цифрой
Юлия Фуколова
Берл Лазар
Интервью брала Анна Натитник