Почему ваша групповая презентация опять провалилась | Большие Идеи

・ Коммуникации
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Почему ваша групповая презентация
опять провалилась

Три ошибки, из-за которых аудитория вас не поймет

Автор: Эллисон Шапира

Почему ваша групповая презентация опять провалилась
Image Source/Getty Images

читайте также

5 проблем российских инноваций, или Почему все идет не так

Марина Корсакова

«Лет пять-шесть назад никто из конкурентов не мог произнести наше название»

Аркадий Добкин

Нужно ли делать ставку на наставника

Павел Безручко

Сила умеренности: почему положительные отзывы не кажутся убедительными

Даниэла Купор,  Закари Тормала

Многие из нас знают на собственном опыте, как выглядят неудачные групповые презентации. Если вы один из выступающих, то, как правило, накануне вечером вы в последнюю минуту решаете с командой, кто о чем будет рассказывать. Если вы слушатель, то наблюдаете хаос среди докладчиков: они говорят одновременно и перебивают друг друга или, что еще хуже, просто дословно зачитывают то, что написано на слайдах, и игнорируют аудиторию.

Для многих команд групповые презентации — часть жизни. Возможно, вы проводите их для новых клиентов, или вам приходилось для отчетного задания по итогам программы развития лидерства готовить серию презентаций для главы бизнес-подразделения. В формате виртуальных совещаний проводить такие выступления становится проще, потому что команде необязательно находиться в одном месте.

Чтобы создать качественную групповую презентацию, требуется командная работа и координация действий — тогда выступление не будет похожим на лоскутное одеяло. И все же многие из нас никогда не выделяют достаточно времени, чтобы полностью подготовиться.

Почему это важно? Каждая презентация — это возможность завоевать доверие аудитории. Для клиентов она также является показателем того, как будут складываться партнерские отношения при работе с вами. Если презентация такая бессвязная и беспорядочная, то каким будет результат предлагаемого проекта? Если в команде один не дает говорить другому во время выступления, то какими тогда будут деловые отношения с партнерами? Вы демонстрируете корпоративную культуру своей компании, а также профессионализм вашей команды.

Мы с коллегами обучаем клиентов групповым презентациям в течение вот уже почти 20 лет. Кроме того, я являюсь преподавателем курса для руководителей по убедительной коммуникации в Гарвардской школе им. Кеннеди. Этот трехнедельный курс завершается серией групповых презентаций, которые я оцениваю вместе с другими преподавателями программы.

Основываясь на своем опыте, я хочу обратить ваше внимание на некоторые часто повторяющиеся ошибки, а также дать несколько рекомендаций, которые помогут не сбиться с пути.

Три распространенные ошибки

1. Видно, что все слайды подготовлены разными людьми

Если нет ответственного за презентацию в целом, то вы, как правило, видите разрозненную колоду слайдов с несогласованным выбором шрифтов и разной стилистикой описаний и изображений. Кроме того, бывает, что кто-то из участников укладывает на слайд весь свой текст и читает его слово в слово. Это отвлекает аудиторию, и она теряет интерес.

2. Выступающие говорят одновременно и перебивают друг друга

Если не потратить время на то, чтобы решить заранее, кто будет докладчиком по каждому из разделов презентации, и не решить, как переходить от одного выступления к другому, то участники начинают перебивать друг друга, и это выглядит непрофессионально. Один из моих клиентов однажды сказал: «Что подумают наши партнеры, увидев, что мы перебиваем друг друга?»

3. Участники забывают о том, что они «на сцене»

Когда кто-то из выступающих заканчивает свою часть групповой презентации, он мысленно выдыхает и совсем забывает, что все еще находится «на сцене» или перед камерой. Многие начинают проверять свой смартфон или выключаются из разговора, вместо того чтобы внимательно слушать своих коллег.

К счастью, при правильной подготовке всех этих ошибок можно избежать.

Три лучшие практики

1. Разработайте стратегию заранее

При подготовке презентации я советую задавать три вопроса: «Кто ваши слушатели? Какова ваша цель? Почему именно вы?» Для групповых презентаций важно вместе ответить на эти вопросы. Последний на самом деле означает «Почему вам это интересно?» — обсудите это вместе, чтобы прийти к общему мнению и выступать единой командой.

Добавьте групповую презентацию в календарь и выделите время на совместную подготовку к ней: проанализируйте, какой информацией по теме вы владеете, в чем конкретно состоит ваша задача и основная мысль выступления, наметьте общий план и назначьте выступающих по каждому разделу. После этого каждый может переходить к подготовке своей части. Так вам не придется в спешке и напряжении в последнюю минуту пытаться свести все слайды в единое целое. Также решите, на какие вопросы будет отвечать каждый из выступающих, кто будет следить за вопросами и переадресовывать их нужному участнику.

2. Порепетируйте вместе

Перед презентацией отрепетируйте выступление в полном объеме со всеми слайдами. В частности, потренируйтесь плавно переходить от одного рассказчика к другому. Например: «Стейси отлично поработала, рассказав нам о проблемах выхода на этот новый рынок! Теперь я предложу несколько решений, основанных на опыте нашей фирмы». Включите таймер и следите за продолжительностью выступлений или установите реалистичный лимит в зависимости от формата встречи, чтобы у вас было достаточно времени для ответов на вопросы. Найдите возможность просмотреть все слайды вместе и проверить единообразие стиля изложения, используемых шрифтов и графики.

3. Рассказывайте уверенно и убедительно

Когда придет время для групповой презентации, начните с докладчика, который лучше всего представляет вашу команду; дайте возможность менее опытным коллегам выступить в середине. Так вы сможете произвести первое сильное положительное впечатление, а тем, кто пока не совсем освоился в проведении публичных презентаций, будет немного легче и спокойнее. Когда говорите, расположитесь так, чтобы вы могли ссылаться на слайды, но общаться непосредственно со слушателями. Привнесите в презентацию свою индивидуальность; можно сказать что-то вроде: «Если вы из Калифорнии, как и я, то знаете, что…» Личные истории, обращенные к слушателям, — отличный способ укрепить доверие между аудиторией и каждым выступающим.

Что изменится в виртуальной среде?

Все вышеперечисленные рекомендации пригодятся и для виртуальных презентаций, особенно это касается полного прогона выступления на виртуальной платформе, которую вы будете использовать. В таких ситуациях назначьте человека, который будет запускать слайды, чтобы каждому участнику не нужно было демонстрировать свой экран. Проверьте освещенность лица в кадре, фон и качество звука у каждого из докладчиков. В этом видеоролике вы найдете рекомендации, как подготовиться к виртуальным презентациям. Во время выступления смотрите прямо в объектив камеры, чтобы поддерживать зрительный контакт с аудиторией. Когда завершите свою часть, отключите звук, чтобы фоновый шум не мешал другому выступающему.

Хорошо сделанная групповая презентация демонстрирует сильные стороны команды и профессиональные качества сотрудников. Воспользуйтесь такой прекрасной возможностью, чтобы завоевать доверие аудитории и помочь организации добиться успеха.