Карьера / Личные качества и навыки

10 функций Excel, которые вам нужны

10 функций Excel, которые вам нужны

|19 октября 2018|Адам ЛейсиДебора Эшби

За последние десять лет в мире появилось огромное количество инновационного программного обеспечения для обработки больших массивов данных: анализа, управления и визуализации информации. Тем не менее даже через 30 лет после своего появления Microsoft Excel остается незаменимым инструментом для информационных работников, которые хотят разобраться в полученных данных. Генеральный директор Microsoft Сатья Наделла считает, что Excel по-прежнему остается флагманским продуктом Microsoft, и 750 млн работников умственного труда по всему миру каждый день это подтверждают.

Вот уже десять лет мы тестируем Microsoft Excel и учим людей пользоваться этим продуктом. Опросив несколько сотен офисных работников, мы выяснили, что они проводят более 10% своей трудовой жизни, работая с таблицами. Для тех же, кто работает в сфере исследований и разработок или финансов, этот показатель приближается к 30% — а это 2,5 часа в день.

Представьте, что было бы, если бы столь значительная часть мировой рабочей силы могла пользоваться этим приложением немного эффективнее. Нам удалось бы сэкономить время и повысить продуктивность.

В прошлом году мы составили руководство «The Definitive 100 Most Useful Excel Tips» («100 самых полезных советов по работе в Excel»). Для этого мы консультировались с экспертами по программе и проанализировали десятки тысяч результатов тестирований и информацию об использовании Excel. Хотя у каждой его функции есть сценарий использования, никто не пользуется ими всеми. Из более чем 500 функций можно выбрать около 100 действительно полезных для большинства современных информационных работников. Мы выбрали десять наиболее легких для освоения команд (на это потребуется около 2 часов), которые могут существенно улучшить вашу продуктивность. Они приведены в порядке убывания полезности. Если вы не знаете, какие функции освоить в первую очередь, попробуйте применить матрицу 2х2, которая учитывает пользу и количество времени, необходимое для освоения навыка.

Специальная вставка (10 минут на освоение)

«Копировать» и «вставить» — простейшие и наиболее часто используемые функции Excel. Однако при вставке мы часто переносим формат или копируем формулу, когда хотим скопировать значение ячейки.

Исправление этих мелких неприятностей отнимает время, поэтому «специальная вставка» такая ценная функция. Она позволяет выбрать, какие элементы выделенной ячейки вы хотите вставить в новую. После того, как вы скопировали ячейку (Ctrl+C), нажмите Ctrl+Alt+V (можно использовать раздел «Главная» > «Вставить» > «Специальная вставка» на панели инструментов или в меню правой кнопки мыши), чтобы активировать команду «Специальная вставка» и выбрать необходимые элементы для вставки. Самый частый случай использования специальной вставки — копирование только значений ячеек, сделать это можно, нажав Alt+E+S+V.

Добавление нескольких строк одновременно (2 минуты на освоение)

Часто возникает необходимость добавить несколько новых строк между существующими. Комбинация Ctrl+Shift+плюс — удобный способ сделать это, тем более что каждую новую строку вы можете добавить нажатием на клавишу «плюс». Другой быстрый способ — выделить количество строк, которое вы хотите добавить (например, пять), и, нажав правую кнопку мыши, выбрать «Вставить». Это особенно удобно, когда вам нужно добавить большое количество строк.

Мгновенное заполнение (30 минут на освоение)

С этой функцией в 2013 году у Excel словно появился собственный разум. Мгновенное заполнение автоматически вносит вашу информацию в таблицу, если замечает закономерность.

Полная версия статьи доступна подписчикам
Выберите срок онлайн-подписки:

https://hbr-russia.ru/karera/lichnye-kachestva-i-navyki/784174

2018-10-19T10:00:00.000+03:00

Mon, 22 Oct 2018 10:29:36 GMT

10 функций Excel, которые вам нужны

Как повысить свою продуктивность работы с Microsoft Office

Карьера / Личные качества и навыки

https://cdn.hbr-russia.ru/image/2018/84/14mo19/original-1gnm.png

Harvard Business Review – РоссияHarvard Business Review – Россия

Harvard Business Review – РоссияHarvard Business Review – Россия