Пишите письма, которые прочтут | Большие Идеи

・ Личные качества и навыки

Пишите письма,
которые прочтут

Как вам привлечь внимание коллег и клиентов?

Автор: Брайан А.Гарнер

читайте также

«Хватит перебивать!»: шесть советов для эффективных виртуальных коммуникаций

Эллисон Шапира

Действительно ли технологии помогают нам лучше работать?

Майкл Мэнкинс

Угробить из лучших побуждений

Владимир Рувинский

Японский ответ Брекситу

Пол Мейдмент

У ваших коллег и клиентов нет времени внимательно читать всю корреспонденцию, которую они получают на электронную почту: многим из них ежедневно приходят сотни писем. Поэтому они начинают с тех, с которыми могут разобраться быстро. Вполне вероятно, что до чтения остальных, не говоря уже о написании ответов, у них руки уже не дойдут.

Так как же вам привлечь их внимание? Вот несколько полезных советов:

Соблюдайте правила пунктуации и употребления заглавных букв. Вам может казаться, что писать гладко и грамотно – пустая трата времени, особенно если вы набираете текст сообщения на тач-скрине мобильного устойства. Но чтобы преуспеть в больших делах, важно не ошибаться в мелочах. Даже если в вашем деловом кругу принято не употреблять в переписке заглавные буквы и знаки препинания, будьте в этом смысле исключением. Торопливо написанные сообщения, нарушающие базовые нормы письменной речи, выдают общую небрежность. К тому же, обилие сокращений может привести к недоразумениям. Вы потратите меньше времени на то, чтобы все ясно изложить в первом письме, чем у вас может уйти на написание повторных сообщений, где вам придется объяснять, что вы изначально имели в виду.

Сразу приступайте к делу (разумеется, не забывая о вежливости). Формулируйте ваш запрос, просьбу, или требование - четко и прямо. Не увлекайтесь предварительными комплиментами адресату, хотя немного не повредит («Великолепное интервью!», «Большое спасибо за ссылку!»). Не забывайте озвучить конкретные сроки и любые другие детали, которые потребуются вашему адресату для точного и своевременного выполнения вашего запроса.

Краткость – добродетель, но не теряйте чувство меры. Длинные письма раздражают и утомляют. Чем больше манипуляций с монитором и клавиатурой придется выполнять вашим адресатам, тем менее восприимчивы они будут к сути вашего сообщения. В лучшем случае, они прочтут его бегло, пропустив какие-то важные детали. В худшем – пропустят и перейдут к другим письмам. Так что старайтесь не превышать объем текста, помещающийся на экране монитора. Сконцентрируйтесь на содержании, экономьте на языковых средствах.

В то же время, избавляясь от лишнего, не навредите главному. Если вы информируете адресатов об изменении параметров проекта, предоставьте достаточно информации о самом проекте, чтобы им было легче ориентироваться. Поставьте себя на их место и взгляните на текст сообщения с их точки зрения. Они не настолько «в теме», как вы, и скорее всего, в их профессиональной жизни хватает событий и помимо этого проекта. И поэтому напомните им, что происходило с проектом, когда вы последний раз общались, и только потом сообщите, что изменилось с тех пор.

Обозначьте, что именно произошло, и когда. Если у компании возникает конфликтная ситуация, юристы обычно просят клиента предоставить «хронологию существенных событий», со всеми деталями о важных моментах, приведших в итоге к конфликту. Такой документ может помочь всем заинтересованным сторонам лучше понять, как развивались события. Попробуйте применить такой подход к своим сообщениям: это поможет вам организовать свои мысли в связный текст. Рассказ, в котором видны начало, середина, и конец, имеет больше шансов удержать внимание читателя, чем нагромождение фактов вперемешку с мнениями.

Тема письма должна быть краткой, но емкой. Обязательно проверьте строку «тема письма» перед отправкой. Если она пуста, или звучит слишком обычно, ваше письмо затеряется в переполненном почтовом ящике вашего адресата. Вы просите о каком-то действии? Отразите это в теме сообщения. Сделайте так, чтобы ваш запрос было легко найти – и выполнить.

Подходите разумно к выбору адресатов. В строку «Копировать сообщение» включайте только тех, кто сразу поймет, почему они получили ваше письмо. Не нажимайте автоматически «Ответить всем». Ваш корреспондент вполне мог включить какие-то имена в строку «Копировать» на всякий случай, и если вы повторите его ошибку, вы продолжите докучать тем, кто вообще не должен был оказаться среди адресатов. И избегайте скрытых копий, если только они не совершенно необходимы. Это может плохо сказаться на вашей репутации: вы рискуете прослыть интриганом.