Пять способов успеть больше за меньшее время | Harvard Business Review Russia
Управление временем

Пять способов успеть больше за меньшее время

Элизабет Грейс Сондерс
Пять способов успеть больше за меньшее время
JORG GREUEL/GETTY IMAGES

Вам нужно сделать больше, чем вы в принципе можете сделать с вашим нынешним стилем работы. Вы уже расставили приоритеты. Все спланировали. Делегировали все, что могли. Старались быть сосредоточенным. Пора выйти на следующий уровень — повысить эффективность и тратить меньше времени на качественное выполнение работы.

Какая именно стратегия оптимальна для вас, зависит от индивидуальных особенностей и от конкретной ситуации, но использование даже одной из пяти перечисленных ниже стратегий поможет вам экономить не один час каждую неделю.

Поймите, чего от вас на самом деле ждут

Когда вы начинаете выполнять важное задание, поговорите с тем, кто дает его вам, о том, чего от вас на самом деле ждут. Возможно, от вас нужна презентация в PowerPoint, но, может быть, в этот раз она и не понадобится. Быть может, от вас ждут безупречной работы на «отлично», но возможно, «четверка с плюсом» тоже всех устроит. Может, нужен детальный план, а, может, для начала подойдет и просто набросок.

Один из моих клиентов-финансистов сэкономил не один день работы, когда выяснил, что в некоторых случаях все, что было нужно, — это информация, достаточная для того, чтобы принять то или иное решение. Далеко не каждая ситуация требовала детального анализа.

Ясность в отношении того, что на самом деле требуется и на каком уровне, позволит вам не делать лишнюю работу и не тратить драгоценное время на раздумья, что именно делать.

Повторно используйте наработки

Получится или нет экономить время, вновь используя материалы, оставшиеся после выполнения предыдущих заданий, зависит от ваших обязанностей. Но по возможности старайтесь копировать, вставлять и редактировать. Такой способ подойдет для работы с электронной почтой, презентациями, тренингов, заявок и предложений и почти любого другого типа деятельности, где вам нужно передать свою мысль похожим образом.

Такая стратегия оказалась наиболее эффективной среди моих клиентов, которые выступают перед аудиторией или преподают. Когда у вас мало времени, старайтесь побороть желание все переделать или обновить материалы. Вместо этого используйте то, что у вас уже есть, чтобы сэкономить драгоценные часы и получить лучший результат. Успешные спикеры обычно выступают с одной и той же речью снова и снова, потому что практика — путь к совершенству.

Создайте шаблоны и чек-листы

Чтобы ускорить выполнение рутинных заданий, придумайте для них шаблон или чек-лист или найдите уже готовые. Например, у меня есть шаблон электронного письма, который я заполняю каждый год, когда отсылаю своему бухгалтеру ежегодную налоговую информацию. А ежемесячно я сверяю финансовый чек-лист.

Возможно, вам нужен шаблон для таких заданий, как, например, еженедельные отчеты, презентации или повестки для встреч. Возможно, чек-листы окажутся полезными для еженедельных планов, встреч тет-а-тет или других повторяющихся действий. Шаблоны и чек-листы позволяют вам выполнять работу качественно, но при этом тратить на это меньше времени, не вспоминая всякий раз, что нужно сделать, или не думая, каким должен быть следующий шаг.

Вы можете хранить эти шаблоны и чек-листы в какой-то продвинутой системе, однако, на мой взгляд, вполне достаточно просто документов в формате Word.

Выполняйте задания, разговаривая

Если ситуация позволяет, вы можете сэкономить время, просто-напросто рассказав, что вы сделали. Допустим, ваш менеджер попросил вас разобраться в какой-то теме. Вместо того чтобы писать об этом презентацию, вы можете добиться того же результата, просто сделав записи и рассказав о том, что вы выяснили, при личной встрече. Такая стратегия также может хорошо работать в случаях, когда требуется обсудить нечто абстрактное, например, дизайн. Одна из моих клиенток обнаружила, что иллюстрировать или обсуждать свои идеи с архитектором намного быстрее, чем пытаться передать их в виде текста.

Примените таймбоксинг (установите время на выполнение задания)

Наконец, еще одна стратегия, которая поможет вам выполнить работу качественно за меньшее время, заключается в том, чтобы заранее решить, сколько времени вы проведете над каждым заданием или частью задания, и затем придерживаться плана. Например, если вы склонны перебирать со стадией исследования, вы можете сказать себе, что надо уложиться в пару часов. А если у вас возникают трудности с написанием черновика для задания, вы можете заранее решить, сколько времени вы вообще готовы потратить на то, чтобы получить хоть какой-нибудь первоначальный текст.

Заранее распланированное время не гарантирует, что вы закончите работу в отведенный срок. Но это может помочь сконцентрироваться. А еще эта стратегия помогает обернуть себе на пользу закон Паркинсона, который гласит, что работа занимает все отпущенное на нее время.

У всех нас есть свои пределы, поэтому я не могу обещать, что все ваши проблемы будут решены с помощью этих методов. Но, взяв их на вооружение, вы сможете успевать больше за меньшее время.

Об авторе. Элизабет Грейс Сондерс (Elizabeth Grace Saunders) — консультант по вопросам управления временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Training, автор книг «How to Invest Your Time Like Money» и «Divine Time Management».

советуем прочитать
Не дать ли задний ход?
Куллинан Джеффри,  Ру ле Жан-Марк,  Веддинген Рольф-Магнус
Выращивая бизнес
Елена Евграфова