Не бойтесь переносить дедлайны

Не бойтесь переносить дедлайны

19 апреля 2019|Жевон ЮнЭшли УиллансГрант Доннелли

Дедлайны — один из главных источников стресса на работе. Однако в реальности сроки часто бывают не такими жесткими. Например, начальник просит вас подготовить предложение по долгосрочному проекту к пятнице, хотя сам планирует посмотреть его не раньше вторника. Можно ли избежать паники и перегрузок, просто попросив чуть больше времени (когда это необходимо)? Принято считать, что перенос сроков плохо сказывается на работе и может показаться признаком непрофессионализма, однако мы знаем относительно мало исследований, посвященных тому, как просьба об отсрочке на самом деле влияет на происходящее.

Чтобы глубже разобраться в теме, мы провели 10 экспериментов и опросили около 10 тысяч рядовых сотрудников и их начальников из США. Мы обнаружили, что вне зависимости от профессии просьба об отсрочке для выполнения задачи в среднем воспринималась начальством положительно, к тому же это снижало уровень стресса сотрудников и положительно сказывалось на результатах работы. В ходе одного из опросов с участием 191 специалиста мы обнаружили, что просьбы об отсрочке удовлетворялись в 95% случаев.

Однако сами сотрудники редко просят дать им чуть больше времени, даже когда дедлайн вполне можно перенести (например, когда начальник открыто говорит: «Если вам потребуется больше времени, просто скажите об этом»). Когда мы спрашивали людей, какова вероятность того, что они попросят об отсрочке в ситуации, если сроки поджимают, но их вполне реально передвинуть, только 1 из 10 сотрудников ответил, что рассматривает такую возможность.

Участники нашего исследования, особенно женщины, переживали о том, что, если они попросят продлить срок выполнения задачи, начальство решит, что они некомпетентны или недостаточно мотивированы. Однако начальники, наоборот, воспринимали просьбу об отсрочке — вне зависимости от того, исходила она от мужчины или от женщины — как признак, что эти люди мотивированы больше других. Сотрудник считался менее компетентным, только если просил об отсрочке выполнения по-настоящему срочного задания.

Почему женщины реже просят об отсрочке

Мы провели дополнительный опрос 600 сотрудников компаний США из 22 различных областей, чтобы проанализировать гендерные различия в ситуации, когда речь идет о просьбе об отсрочке дедлайна. В ходе опроса мы просили мужчин и женщин мысленно представить, что начальник поручил им задачу со сроком исполнения до конца недели, а затем оценить, какова вероятность того, что они попросят об отсрочке дедлайна. В результате мы обнаружили, что по сравнению с женщинами сотрудники мужского пола почти в два раза чаще готовы просить о переносе срока исполнения.

Почему? Несмотря на то, что мужчин тоже беспокоит, что о них подумает начальник, женщины гораздо сильнее боятся, что начальник строго осудит их за просьбу об отсрочке. Чтобы понять, соответствуют ли эти опасения реальности, мы попросили 800 менеджеров оценить сотрудников мужского и женского пола, просивших предоставить им больше времени для выполнения задания. Оказалось, что руководители не делают разницы в оценке сотрудников обоих полов, что позволяет предположить, что опасения женщин могут быть значительно преувеличены.

Конечно, здесь есть одна оговорка: хотя единоразовая просьба об отсрочке не заставит руководителя хуже думать о сотруднице, в целом просьбы женщин о продлении срока выполнения задач могут подтвердить мнение руководителя о том, что женщины более ориентированы на семью и менее привержены работе, чем мужчины. В ходе качественного исследования, проведенного с помощью американских консультантов, выяснилось, что руководители охотнее соглашаются на просьбы женщин об изменении графика в связи с родительскими заботами, однако те же руководители считают женщин, обращающихся с подобными формальными просьбами, в целом менее мотивированными на работу.

Серьезные опасения женщин о том, что их строже судят за просьбы об отсрочке, могут быть связаны с тем, что они чувствуют себя менее уверенными на своих рабочих позициях и более социально ориентированы. Опрошенные нами женщины чаще соглашались с такими утверждениями, как «Я не знаю, как моя карьера будет развиваться в этой компании» и «Принимая решение, я обращаю внимание на потребности и чувства других людей», что, в свою очередь, объясняет, почему они реже готовы просить об отсрочке, чем мужчины.

Проблема в том, что такое нежелание просить о переносе срока связано с большим стрессом и переутомлением среди сотрудниц. В ходе исследования женщины чаще соглашались с такими утверждениями: «В последнее время я постоянно тревожусь» и «На работе я все время чувствую себя уставшей».

Нежелание просить об отсрочке также негативно сказывается на производительности труда женщин. В ходе одного эксперимента мы попросили 103 студентов бизнес-школы написать эссе и назначили гибкий срок сдачи работы: если студенту требовалось больше времени, он мог написать инструктору на электронную почту и попросить об отсрочке без всяких последствий. И снова студенты мужского пола в два раза чаще, чем студентки, просили о продлении срока сдачи. Преподаватель оценивал работы, не зная, кто их написал. Работы студентов, потративших больше времени, оказались лучше написаны и получили более высокие оценки по сравнению с остальными.

Как руководители могут помочь сотрудникам

Просьбы об увеличении срока исполнения задачи с гибким дедлайном положительно сказываются на производительности труда и уровне удовлетворенности сотрудников и могут оказаться особенно полезны для женщин, которые часто загружены даже больше, чем мужчины. Сотрудницы выполняют больше задач, не связанных с продвижением по службе, редко делегируют и, как правило, несут на себе больше домашних обязанностей, чем их коллеги-мужчины.

Есть несколько стратегий, с помощью которых руководители и их сотрудники могут внушить команде мысль о том, что просить об отсрочке в случае необходимости — это нормально.

Говорите сотрудникам, которым нужно больше времени, что они не одиноки в своих запросах. Просьбы об отсрочке часто выражаются в частном порядке, например, по электронной почте или во время личной беседы. В результате сотрудники недооценивают, насколько часто руководители сталкиваются с подобными ситуациями. Открытая демонстрация частоты таких запросов станет простым и мощным способом снизить беспокойство сотрудников как мужского, так и женского пола о том, что именно им окружающие будут приписывать недостаток компетентности и мотивации.

Демонстрируйте, что вы и сами иногда просите о переносе дедлайна. Еще один эффективный способ сделать такие просьбы нормой — будучи руководителем, публично просить об отсрочке дедлайна, чтобы обдумать и завершить работу. Например, скажите: «Я хотел бы уделить больше времени и внимания вашему предложению». Так руководители помогут сотрудникам обоих полов увереннее просить об отсрочке в ситуации, когда им нужно больше времени для выполнения задач.

Заранее уточняйте, является ли дедлайн гибким. Часто бывает неясно, действительно ли назначенный дедлайн — это крайний срок, и сотрудники не знают, можно ли его переносить. Столкнувшись с такой неоднозначной ситуацией, люди, которые чувствуют себя не слишком уверенно (чаще это относится к женщинам), могут сделать неверный вывод из соображений предосторожности и не станут просить об отсрочке. Распределяя задачи, руководители должны четко указывать желаемый срок исполнения и возможность его переноса. Если вы пишете сотруднику ночью, рано утром или на выходных, обязательно поясните, почему вы выходите на связь в неурочные часы и нужен ли вам немедленный ответ. Эти простые действия помогут сотрудникам обоих полов эффективнее распоряжаться своим временем и легче просить о переносе дедлайна в тех ситуациях, когда это необходимо.

Стресс, связанный со сроками исполнения задач, — одна из ключевых проблем современных организаций. Перегруженные сотрудники чувствуют себя менее счастливыми и здоровыми и чаще увольняются. Этот стресс сильнее сказывается на женщинах, которые, как правило, выполняют больше неинтересных задач и несут на себе больше обязанностей вне работы. Поощрение сотрудников, и особенно женщин, к просьбам об отсрочках при необходимости снизит риск выгорания и создаст более здоровую рабочую атмосферу.

Об авторе

Жевон Юн (Jaewon Yoon) — аспирант Гарвардской школы бизнеса. Ее исследования посвящены коммуникациям и обратной связи.

Эшли Уилланс (Ashley Whillans) — доцент Гарвардской школы бизнеса.

Грант Доннелли (Grant Donnelly) — доцент кафедры маркетинга и младший сотрудник в Институте устойчивого развития при Университете штата Огайо. Получил докторскую степень в области делового администрирования в Гарвардской школе бизнеса в 2018 году.

https://hbr-russia.ru/karera/upravlenie-vremenem/799639

2019-04-19T11:49:52.414+03:00

Fri, 19 Apr 2019 08:52:37 GMT

Не бойтесь переносить дедлайны

Почему сроки выполнения задач должны быть гибкими

Карьера / Управление временем

https://cdn.hbr-russia.ru/image/2019/31/pfyq3/original-wz3.jpg

Harvard Business Review РоссияHarvard Business Review Россия

Harvard Business Review РоссияHarvard Business Review Россия