Пять ошибок мышления, убивающих вашу продуктивность | Harvard Business Review Russia
Управление временем

Пять ошибок мышления, убивающих вашу продуктивность

Элис Бойес
Пять ошибок мышления, убивающих вашу продуктивность
MASTER1305/GETTY IMAGES

Если вам знакомо чувство досады из-за того, что вы мало успеваете за рабочий день, знайте: вы не одиноки. Исследование показывает: всего 26% из нас уходят из офиса, выполнив все запланированные задачи. Довольно часто бывает, что дел было много, однако ничего важного не сделано. Конечно, невозможно быть высокопроизводительным роботом, оптимизирующим каждую секунду. Но большинство из нас хотят быть организованными и эффективными, чтобы достигать основных целей и решать важные задачи. Первый шаг на этом пути — понять ошибки мышления, которые мешают нам сосредоточиться на значимой работе и довести ее до конца. Ниже описаны пять самых распространенных из них.

1. Вы переоцениваете количество имеющегося у вас времени для сосредоточенной работы.

Долгосрочные творческие проекты, стратегическое мышление и развитие навыков и отношений требует длительных периодов сосредоточенного внимания. Можно оптимистично вообразить, что у вас есть целый день или несколько часов для подобной работы, и планировать свои приоритеты, исходя из этих представлений. Однако у многих из нас встречи, электронная почта, корпоративный мессенджер, телефонные звонки и «быстрые вопросы» отнимают значительную часть времени, проводимого в офисе. Обобщенные данные из приложения для отслеживания времени RescueTime показывают, что время непрерывной работы в течение дня составляет всего 1 час 12 минут.

Если признать, что на сосредоточенную работу остается совсем немного, то можно более безжалостно выбирать свои абсолютные приоритеты и в определенные периоды защищать себя от отвлекающих факторов. Когда у вас есть час-полтора, постарайтесь сосредоточиться на масштабных целях (как бы вам ни хотелось выбрать более срочную повседневную работу). Помните, что даже в самых сложных и важных проектах обычно есть административные задачи, связанные с их реализацией (например, найти ссылку при написании книги), не требующие большой сосредоточенности или творческого подхода. Если время для выполнения более сложной работы ограничено, составьте список подобных дел и запланируйте их на отрезки времени минут по 15 между встречами или на более длительные свободные периоды, в которые, как вы предполагаете, вас будут отвлекать.

2. Вы упускаете из виду доказанные устойчивые методы, которые кажутся слишком скучными или простыми.

Если вы читаете много материалов на тему повышения эффективности, то, вероятно, знакомы со многими основными концепциями из области когнитивно-поведенческой психологии. Например, если вы формируете «реализационные намерения», то с большей вероятностью задача будет выполнена. Для этого требуется планировать, когда и где вы будете ее решать и как будете преодолевать возникающие препятствия. Возможно, вы также читали раньше о том, что, если свести к минимуму количество принимаемых за день решений, можно снизить умственную усталость и укрепить волю. И, вероятно, вам известно, что, когда вы упрощаете задачу, например, заботитесь, чтобы все необходимое у вас было под рукой, вам легче взяться за дело. Однако зная об этих принципах, мы часто сбрасываем их со счетов как «устаревшие», даже если не применяли их в полной мере или вовсе не пробовали.

Каждый из важных проектов нужно планировать на шаг вперед и следить, чтобы все необходимое для следующего этапа было наготове. Например, если вы хотите сделать видеозапись репетиции важного выступления, подготовьте нужный ракурс, сделайте тестовую запись в течение минуты и убедитесь, что на записывающем устройстве достаточно места. Если вы устраните препятствия для работы, они не будут отнимать предназначенное для нее время.

Если вам нравится считать себя особенным или уникальным, то вы можете решить, что простые решения вам не подходят — просто не хочется быть как все. Это ловушка. Обязательно пользуйтесь простыми и скучными стратегиями, доказавшими свою эффективность, и проявляйте при этом индивидуальность. Учитесь творчески применять простые идеи и не ищите сложных.

3. Вы думаете об изменениях с позиции «все или ничего».

Мы часто догадываемся, что изменение определенной привычки поможет повысить производительность, но психологически сопротивляемся изменениям. Например, вы считаете, что если дольше спать, это поможет работать продуктивнее, но вы сова и сердитесь, когда вам советуют ложиться спать раньше. Не пытайтесь упорно осуществить то, чему сопротивляетесь, ищите изменения, на которые вы готовы пойти и которые не кажутся слишком серьезными. Если настроить дома вечером приглушенное (или красное) освещение, использовать на электронных устройствах фильтры синего или тратить последние 30 минут буднего дня на планирование следующего (создавая переходный период), то вы сможете безболезненно сдвинуть время отхода ко сну на 10-15 минут. Если же поступать по-вашему (либо лечь раньше на два часа, либо ничего не менять) или если вы думаете только о том, что не готовы расставаться с телефоном, когда отправляетесь спать, ничего не изменится вовсе. Составьте список легких побед, которые не будут вызывать у вас психологического сопротивления. Успешно осуществив незначительные изменения, вы, вероятно, естественным образом захотите попробовать изменить что-то еще.

4. Вы забываете, как выполнять повторяющиеся, но нечастые задачи.

Если вы выполняете какую-либо задачу ежедневно, то, вероятно, у вас уже выработался эффективный порядок ее выполнения. Если же заниматься чем-то приходится несколько раз в год, то, скорее всего, дело обстоит иначе. В своей книге The Healthy Mind Toolkit я писала, что каждый раз, когда мне нужно почистить фотобарабан принтера, я трачу не менее 10 минут, чтобы найти в интернете инструкцию, как это сделать. Теперь эта инструкция хранится у меня в электронной почте под заголовком «как почистить фотобарабан принтера», и мне больше не надо выполнять все этапы поиска номера модели моего принтера и затем — инструкции.

После того как вы завершили процесс, который понадобится повторить в будущем, запишите инструкцию, как выполнить его наиболее эффективно, и сохраните в месте, где ее будет легко найти.

5. Вы недооцениваете небольшие утечки времени/энергии.

Если последовательно уделять немного времени важным, но не срочным масштабным проектам и/или освоению навыков, можно добиться гораздо большего, чем если совсем ничего не предпринимать. С другой стороны, небольшие утечки времени и энергии могут оказывать более значительное отрицательное воздействие, чем мы привыкли думать. Десять минут, потраченные на поиски ключей или ответы на электронную почту, не требующую срочного отклика, сами по себе не повлекут значительных последствий. Однако в большом количестве такие мелочи выбивают вас из потока, усиливают чувство недовольства собой и в целом отнимают энергию. Формируя систему защит от небольших утечек времени и энергии (например, сокращая число ненужных решений, упорядочивая и упрощая задачи, группируя и автоматизируя их, привлекая сторонних исполнителей или используя чек-листы), вы обретаете ясность мыслей, а это даже важнее, чем экономия времени.

Советы, приведенные в этой статье, не решат проблем производительности, однако  с учетом таких рекомендаций будет больше шансов вовремя выполнить самые важные дела.

Об авторе. Элис Бойес (Alice Boyes), PhD — бывший клинический психолог, писатель, автор книг The Healthy Mind Toolkit и The Anxiety Toolkit.

советуем прочитать