Как составить оптимальное расписание, если вы работаете то дома, то в офисе | Harvard Business Review Russia
Управление временем

Как составить оптимальное расписание, если вы работаете то дома, то в офисе

Элизабет Грейс Сондерс
Как составить оптимальное расписание, если вы работаете то дома, то в офисе
Mark Harris

В марте 2020 года все резко изменилось, и миллионы людей, которые могли работать удаленно, внезапно стали работать удаленно. По данным исследования Pew Research, до этого кардинального сдвига лишь около 20% американцев из тех, кто мог бы выполнять свои задачи дистанционно, работали на таких условиях, а теперь их доля резко выросла до 71%.

Эта перемена произошла внезапно в кратчайшие сроки, и выбора у сотрудников практически не было. Но теперь, когда организации всерьез снова возвращают команды в офис, у многих будет намного больше вариантов, чем когда-либо ранее.

Если у вас тоже возникла возможность или необходимость бывать в течение рабочей недели в офисе и вы не знаете, о каких условиях вам лучше договориться, вот несколько стратегий, которые помогут найти решение в выборе гибридного графика. Как консультант по управлению временем, я считаю, что когда вы снова начнете (иногда) работать в офисе, для наибольшей продуктивности важно учитывать четыре основных фактора. 

Какие задачи мне желательно выполнять в офисе?

Некоторые важнейшие функции требуют для большей эффективности личного присутствия. По возможности желательно всегда быть в буквальном смысле «за столом» переговоров при обсуждении самых серьезных вопросов и принятии высокоуровневых стратегических решений. В виртуальном формате информация передается (либо не передается) совсем иначе, чем в очном.

Но даже если речь не идет о каких-то кардинальных вопросах, есть задачи, которые все равно желательно выполнять в офисе. Например, личная встреча — лучший вариант для проектных совещаний, требующих поиска и принятия решений и анализа материальных объектов или связанных с эмоциональными обсуждениями. Запланируйте себе присутственные дни в офисе, когда вы сможете проводить такие совещания. И если у вас есть полномочия в их организации, можно попросить других членов команды по возможности в эти дни тоже приезжать в офис. Условия можно варьировать. Например, на первом установочном совещании при запуске проекта можно договориться всем быть в полном составе, текущие планерки по ходу проекта проводить виртуально, а потом для подробного анализа результатов снова попросить всех о личном присутствии.

Когда команде необходимо мое присутствие?

Для максимальной производительности команды важно определить, какие личные и виртуальные взаимодействия будут наиболее эффективны. Если вы заметили, что некоторые из ваших коллег — и особенно прямые подчиненные — лучше воспринимают и запоминают информацию от вас и точнее всего выполняют то, что от них требуется, когда вы обсуждаете с ними работу лично, постарайтесь спланировать время в офисе так, чтобы ваши графики иногда совмещались. 30 минут личного общения иногда помогут избежать многих часов головной боли из-за непрочитанных или неверно понятых письменных и телефонных сообщений. Или же, если вы замечаете, что кому-то из коллег эффективнее получать всю информацию письменно или каким-то еще онлайн-способом, не нужно ничего менять в вашем удаленном взаимодействии — лучше приберечь время в офисе для каких-то других дел.

Мы все отточили навыки виртуальных коммуникаций во время пандемии, но у каждого могут быть свои предпочтения в пользу личного общения и очных совещаний или их виртуальных альтернатив, поэтому при составлении своего графика учитывайте, как будет целесообразнее действовать в каждом случае с тем или иным участником команды.  

Как мне добиться максимальной продуктивности?

Первые два приведенных мной фактора относятся к максимизации производительности в проектной работе и в работе команды. А последние два имеют значение для повышения вашей индивидуальной продуктивности и в первую очередь распределения сил.

Если вы, скорее, склонны к интровертности, для вас может быть эффективно бывать в офисе не более двух дней подряд. Например, вы решили выбрать понедельник, вторник и четверг либо понедельник, среду и пятницу. Перемежая дни в офисе днями работы из дома, вы даете себе возможность восстановить силы в отсутствие внешних раздражителей. Можно сгруппировать совещания в дни, когда вы будете на рабочем месте, чтобы дома успевать выполнять больше самостоятельной работы без прерываний.

С другой стороны, если вы, скорее, экстраверт, для вас не проблема приходить в офис несколько дней подряд. Возможно, вы почувствуете больше энергии, если будете назначать совещания и в офисе, и на дистанционной работе, чтобы иметь возможность ежедневно общаться с людьми. На удаленке, чтобы чувствовать себя в тонусе, планируйте некоторые совещания в начале дня, а другие — во второй половине дня, когда уровень энергии у вас начинает падать. 

Когда у меня меньше всего мотивации?

Еще до массового исхода из офисов я видела по общению с клиентами, с которыми я работаю как коуч, что у многих складываются свои циклы изменения уровня мотивации в течение рабочей недели. Кто-то начинает на подъеме утром в понедельник, но к обеду в пятницу с трудом выполняет какие-то содержательные задачи. У других все наоборот: в понедельник им нужно время, чтобы войти в ритм, но к пятнице они вычеркивают из списка дел пункт за пунктом и работают до шести или семи часов вечера.

Дистанционная работа тоже влияет на уровень мотивации, особенно у более молодых работников. В том же исследовании Pew Research о массовом переходе на удаленку приводятся данные, что 42% работающих в возрасте от 18 до 49 лет дома испытывали больше трудностей с мотивацией. В возрастной группе от 18 до 29 лет на эту проблему указал больший процент опрошенных: 53% сказали, что им сложнее не терять мотивацию, когда рядом нет коллег. (Для сравнения: среди сотрудников в возрасте от 50 лет и старше это отмечают только 20% опрошенных.)

Выбирайте работу в офисе, когда чувствуете, что вам не хватает мотивации. Как поход в спортзал очень помогает собраться и позаниматься спортом, так же и в офисе работать для кого-то может быть намного проще. Если вы заметили, что чувствуете более высокий уровень мотивации в окружении коллег, а выдыхаетесь обычно к концу недели, попросите для себя офисные дни в четверг и пятницу. Если у вас все наоборот и вы будете успевать намного больше, приходя в офис по понедельникам и вторникам, ориентируйтесь на такой график. Важно понять, когда вам не помешает полезное влияние коллектива, и в соответствии с этим спланировать ваш гибридный график для получения дополнительных стимулов мотивации.

Все больше организаций снова возвращают сотрудников в офис, и вполне вероятно, что у вас будет возможность спланировать смешанный график работы в онлайн- и офлайн-режиме. Когда будете выбирать время для походов в офис, учитывайте описанные четыре фактора, чтобы возвращение на рабочее место пошло вам на пользу.

Об авторе

Элизабет Грейс Сондерс (Elizabeth Grace Saunders) — консультант по вопросам управления временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Speaking, автор книг «How to Invest Your Time Like Money» и «Divine Time Management».

советуем прочитать
Смена пола без отрыва от работы
Кристиан Торогуд,  Катина Сойер,  Дженника Уебстер