Укротите список дел с помощью своего смартфона | Harvard Business Review Russia
Управление временем

Укротите список дел с помощью своего смартфона

Александра Сэмюэль
Укротите список дел с помощью своего смартфона

Нашли ли вы эффективный способ ничего не забывать или вам так и не подвернулся хороший инструмент для самоорганизации? В любом случае для облегчения жизни вам стоит научиться еще более умному использованию смартфона.

Телефонная организация напоминаний весьма эффективна, поскольку помогает справиться с тремя главными сложностями в современном мире: зафиксировать задачу прежде, чем вы о ней забудете, получить напоминание о задании в нужное время, а также отделить незначительные дела от важных проектов.

Современные технологии наложили самый большой отпечаток на первый аспект — фиксирование необходимых дел. Благодаря системе распознавания голоса, встроенной в iPhone5 и 6, а также в Google Now для Android, вам не нужно больше вытаскивать свой компьютер или мучиться с клавиатурой на мобильнике, чтобы вбить детали каждого напоминания. Вместо этого просто диктуйте задания на телефон по мере их поступления — одной короткой фразой — и сохраняйте их как напоминалки.

В течение дня я прошу свой мобильный «в следующий вторник напомнить мне поговорить с Сарой о наших делах с компанией Warren», или, «когда я приду домой, напомнить упаковать зарядное устройство для телефона», или даже «сегодня в 9 вечера напомнить купить жвачку». Конечно, я рискую показаться смешной (например, так недавно было, когда мою напоминалку о жвачке услышала приятельница), но я предпочитаю стать предметом для шуток скорее из-за диктовки, чем из-за привычки забывать о своих обещаниях.

Создавая «напоминалки» на телефоне, тем самым вы гарантируете, что эти задания будут в нужное время «предъявлены к исполнению», где бы вы ни находились. Раньше мне никогда не удавалось регулярно просматривать список своих дел. Одной из причин была его угрожающая длина, из-за которой я не могла себя заставить его открыть. Теперь я полагаюсь на систему сигналов, которая посылает мне дела по одному, чтобы на меня не сваливалась вся эта уйма одновременно. Даже если вы принадлежите к тем людям, которые прилежно просматривают свой список дел в начале или в конце рабочего дня, вам могут быть полезны напоминания, завязанные на конкретное место или время. Они не дадут вам пренебречь заданиями, которых вы склонны избегать, или которые нужно сделать в нерабочее время. Даже если вы захотите пользоваться ежедневником, отдельным от «напоминательных» функций вашего телефона, большинство из них предлагают вам возможность присоединить к каждому делу «звоночек».

Читайте материал по теме: 4 расхожих мнения о тайм-менеджменте

Эта система — надежный способ ухватить все те мелочи, которые вам важно не забыть. А как же большие проекты — например, отчет, над которым вы работаете целую неделю? Держите их отдельно. Я записываю их в Evernote, приложение для электронных заметок, которым я пользуюсь в течение дня. Раз в одну-две недели я начинаю в нем новую страничку и записываю в нее от трех до десяти главных пунктов, которые надо выполнить до моей следующей поездки или до конкретного числа. Поскольку мои небольшие дела записаны в другом месте, я могу заглядывать в свой короткий список крупных задач, не боясь запутаться в мелочах.

Я пользуюсь телефонной самоорганизацией уже почти год, и наконец-то мне удалось выйти из заколдованного круга, вызываемого моей забывчивостью. А еще я открыла для себя несколько секретов и хитрых приемов.

Выберите надежное средство для напоминаний, синхронизирующееся во всех ваших устройствах. Если вы — фанат iPhone и Mac, оставайтесь в курсе своих дел с помощью встроенной в устройства Apple системы Reminders. Если это не ваш случай, все равно можно так отрегулировать свои настройки, чтобы напоминания приходили на все ваши устройства. Этим вы исключите ситуацию, когда какой-то пункт «прошел мимо», потому что вас не было у компьютера. Выберите такое приложение, которое будет запущено на рабочем компьютере и телефоне, а также на всех личных устройствах (включая планшетник, если он у вас есть). Также важно, чтобы и добавлять дела в список вы могли с любого из них. Популярные «личные помощники» вроде Remember the Milk или Wunderlist работают с целым рядом устройств и инструментов, поэтому, выбрав их услуги, вы сможете синхронизировать ваши напоминания практически для любой комбинации мобильных платформ.

Читайте материал по теме: Прибавьте час к своему рабочему дню

советуем прочитать
Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи
советуем прочитать