Скрытые возможности PowerPoint | Harvard Business Review Russia
Прочее

Скрытые возможности PowerPoint

Нэнси Дуарте
Скрытые возможности PowerPoint

Сочиняя деловые документы (за исключением писем), большинство людей пользуется программами для составления текстов. Но ведь это не единственный вариант. Все на свете — наброски, черновики, редактуру и даже, если захотите, макет можно выполнить в PowerPoint и аналогичных презентационных программах.

Ими я пользуюсь при написании книг, внутренних документов, гарантийных писем и рекламных текстов на сайте. И вот почему.

Я могу устроить мозговой штурм — без оглядки. PowerPoint состоит из модулей, я могу выделять основные темы (из которых получатся параграфы или целые главы) и развить их, проверить, как у меня обстоит дело с идеями. На ранних стадиях работы каждый слайд — словно страничка Pinterest: простой, но внятный заголовок, набросок текста, несколько картинок — нарисованных или найденных — для прояснения мысли. Если для конкретной темы идей не набирается, я бросаю ее и не трачу лишнее время на подбор идеальных фраз. Нетрудно перетащить забракованные слайды в конец «колоды», чтобы потом вернуться к ним, дополнить или, наоборот, удалить.

Ниже пример — черновик моей второй книги, Resonate, выполненный с помощью PowerPoint. Каждый слайд — разворот страницы. Исписаны они гораздо более густо, чем типичный слайд PowerPoint, но не беда, ведь мне предстоит не показывать их, а распечатать. И это еще только процесс работы.

image

Здесь отражена стадия генерации идей. Помимо чернового текста и множества вдохновляющих образов, я добавляю цитаты и ссылки (зеленым) внизу каждой страницы (серое поле), чтобы легко находить свой материал.

Вот разворот до и после дизайнера:

image

image

Я могу тасовать и перетасовывать. Я не могу прописывать текст, пока не добьюсь идеальной последовательности мыслей. Когда я работаю со слайдами, а не с единым длинным документом, я сперва организую свой будущий текст, а потом уж его пишу. Слайды для меня — все равно что карточки или стикеры, которые можно сколько угодно тасовать и перетасовывать, пока все мысли не лягут в должном порядке. Когда же я пишу, то переключаюсь с «просмотра слайдов» на «сортировку слайдов» и обратно, чтобы видеть картину целиком и по частям. Если бы я работала в текстовой программе, мне пришлось бы прокрутить весь документ, чтобы поменять что-то в последовательности глав.

Читайте материал по теме: 7 правил успешных рассказчиков

Я также использую цветовые маркеры, чтобы обозначить разную степень готовности слайдов. Как только на слайде появляется зеленая точка, это означает, что его можно редактировать.

image

Я контролирую объем. Слайды помогают мне ограничивать число слов на каждой странице. Когда я писала «Руководство по убедительной презентации», я задала такой размер шрифта, чтобы на каждый совет приходилось примерно 600 слов — таким образом, каждая из 57 главок вышла достаточно краткой и четкой. Как только слайд заканчивался, я видела, что данный совет затянулся, и принималась его сокращать.

image

Легко наладить сотрудничество. Когда я пишу, я нуждаюсь в советах надежных экспертов. Деловые люди привыкли просматривать контент в виде слайдов, и легче всего получить от них замечания на презентацию в PowerPoint. Я не рассылаю пространные черновики, а распечатываю свою подборку слайдов и размещаю ее на стене, чтобы все могли проверить и общую структуру, и содержание конкретных слайдов. На встрече первые 20 минут мои советчики просматривают развешенные слайды и пишут замечания (там же или на стикерах), а потом мы обсуждаем их впечатление и перспективы работы. Поначалу мои слайды — горячее месиво, но я повторяю этот процесс многократно, я открыта сотрудничеству, и постепенно сырая масса уплотняется.

Читайте материал по теме: 5 советов для выступающих без подготовки

Недавно мой соавтор по проекту согласился использовать этот метод, и у нас все отлично получилось. Мы сначала прорабатывали в одиночку каждый свой блок, а потом соединяли их и перетасовывали. Сортируя слайды, нам нужно было внимательно отнестись к сведению вариантов. Договорились: если один ставит на разделе «готово», другой уже ничего не правит. Неплохо работать вместе и в Google Slides, потому что все могут заниматься слайдами в одно и то же время. Но мы намеренно отключились от интернета, пока готовили черновик, и потому ограничили себя PowerPoint.

image

Я могу подготовить документ в окончательном виде и распространить его. Когда я готовлю книгу, то, завершив черновик, я перехожу в текстовый редактор, потому что большинство издателей предпочитают редактировать в Word, а потом делают макет в собственных программах. Но, если вы пишете документ для внутреннего пользования, вы можете продумать дизайн, опубликовать свой текст, распространить его, пользуясь презентационными программами. Большое преимущество слайдов в том, что это готовые элементы контента, которые быстро усваиваются, их удобно распространять и по почте, и в соцсетях. Если вы хотите поделиться своими идеями, это самый подходящий формат.

Так что не ограничивайте использование PowerPoint только презентациями — это удобный инструмент для создания деловых документов, отчетов, статей и даже целых книг. С помощью слайдов можно генерировать идеи, организовывать их, оттачивать, визуализировать в привычных вашим коллегам формах.

Читайте по теме:

советуем прочитать
Бунтарские решения
Франческа Джино
Непростой диалог
Елена Евграфова