Партнерский проект «Кейсы компаний»

«Кейсы компании» SAP на «Harvard Business Review - Россия»

«АЛРОСА»: как избавиться от вредной привычки

О компании

SAP находится в эпицентре современной технологической революции и помогает организациям создавать новые возможности для инноваций и роста, а также преуспевать в конкурентной борьбе.


Компания учредила ежегодную премию SAP Value Award специально для клиентов из России и стран СНГ, присуждаемую за те проекты, по результатам внедрения которых есть признанная и доказанная ценность.


Победители SAP Value Award 2018 — лидеры индустрий, флагманы цифровой трансформации бизнеса — мирового тренда, который позволяет компаниям возглавить новую промышленную революцию.

«АЛРОСА»: как избавиться от вредной привычки

27 ноября 2018|

Алмазный гигант перестроил систему управления недвижимостью

В 2014 году компания АЛРОСА, мировой лидер по добыче алмазов, приняла решение о модернизации методик управления недвижимостью, поскольку собственная система управления недвижимостью не полностью справлялась с поставленными задачами. Так как компания работает в разных регионах России (ключевые в ее деятельности республика Саха и Архангельская область находятся на большом расстоянии друг от друга), необходимо учитывать не только общие нормы и законы Российской Федерации, но и различные постановления и законы субъектов РФ и местных органов власти.

Решение о модернизации существующей системы, разработанной собственными специалистами компании, было вызвано рядом факторов. Во-первых, она была не централизованной. Данные из локальных систем вручную переносились в центральную раз в месяц, поэтому управленческие решения зачастую принимались на основе устаревшей информации. Сотрудники АЛРОСА утверждают, что иногда самые свежие данные в центральной системе были трехмесячной давности.

Во-вторых, бухгалтерский учет и ведение договоров проходили в не связанных между собой системах, а арендная плата за объекты подсчитывалась вручную. В итоге за проведение оплат отвечали бухгалтера на местах, и центральному офису приходилось сверять расчеты и начисления, из-за многочисленных ошибок требовалось пересчитывать уже закрытые периоды.

Для реализации инициативы АЛРОСА выбрала решение SAP Real Estate Management: компания уже более 15 лет сотрудничает с SAP, так что это решение совмещалось с используемой ею системой SAP ERP. Выбор не противоречил и стартовавшему в 2012 году проекту внедрения комплексной интегрированной системы управления на базе SAP, призванной создать в компании единое информационное пространство.

Сотрудники отдела управления недвижимостью вначале отнеслись к проекту скептически. «Дело в том, — объясняет начальник управления информационных технологий и связи АК «АЛРОСА» (ПАО) Дмитрий Чибисов, — что на тот момент они использовали собственное приложение, на разработку которого ушло около 10 лет». Хотя старая система приводила к ошибкам, она была привычной и понятной, и никто не хотел от нее отказываться.

Быстро завершить трансформацию можно было, лишь заручившись поддержкой сотрудников. Чтобы этого добиться, людям объясняли преимущества новой системы и учили работать в ней. Для этого пришлось создать тестовый полигон, который наглядно демонстрировал, как будут выглядеть процессы после обновления. Такой испытательной площадкой, где был опробован базовый функционал системы, стали три подразделения компании.

Когда стало очевидно, что решение SAP позволит сократить трудозатраты, проект стал пользоваться всеобщей поддержкой и распространился на весь холдинг. Три месяца, пока решение функционировало в тестовом режиме, все данные дублировали в прежней системе. Ее окончательно отключили, когда квартальный отчет показал, что новая система выдает существенно меньше ошибок.

Внедрение завершилось в 2018 году. Благодаря трансформации удалось разгрузить бухгалтерии подразделений: им больше не нужно учитывать и обрабатывать договоры аренды — теперь этим занимается общий центр обслуживания. Работу с документами, кадастровым учетом, налогами, расчетом арендной платы автоматизировали; бумажный документооборот полностью упразднили. Если раньше документы кадастрового учета и регистрации права передавали из рук в руки, а информацию вбивали в SAP ERP вручную, то сейчас все данные сразу вносятся в систему и тут же попадают в единую картотеку объектов. Это позволяет существенно экономить время и моментально получать доступ к необходимым данным.

Одним из наиболее значимых изменений стал отказ от ручного расчета арендных выплат: раньше за аналогичный период совершалось в среднем 34 ошибки, теперь — одна. В результате удалось частично сократить персонал, необходимый для управления недвижимостью. В прошлом эту работу выполняло 65 человек, сейчас — всего семь. И это при том, что у системы в управлении находятся одновременно 3000 объектов недвижимости и более 1000 собственных и арендованных земельных участков, распределенных между 35 предприятиями в различных регионах.

Внедрять обновления холдингу помогала компания «ТИМЛИС» — золотой партнер SAP. Благодаря ее умению приспосабливать решения под нужды заказчика проект удалось провести почти безболезненно. «Типовое решение SAP было доработано и адаптировано в соответствии с требованиями законодательства РФ, — рассказывает архитектор системы со стороны «ТИМЛИС» Алексей Гераскин. — Внедрение происходило быстро и успешно в том числе за счет поддержки сотрудников заказчика. Это был интересный, масштабный проект в рамках общей стратегии развития ИТ-ландшафта АК «АЛРОСА» на базе SAP».

Трансформация компании на этом не заканчивается. Уже обновили систему бюджетирования, а в следующем году планируется тиражирование системы поддержки процессов технического оборудования и ремонтов оборудования (SAP PM) и внедрение решения SAP RE-FX-LA, которое позволит проводить требуемую российским законом оценку договоров аренды.

В «АЛРОСА» считают, что благодаря новой системе управления имуществом это удастся делать в кратчайшие сроки. Дмитрий Чибисов назвал результаты проекта отличным драйвером для модернизации других бизнес-процессов, не связанных с недвижимостью.

https://hbr-russia.ru/partner_cases/sap/alrosa

2018-11-27T20:33:10.997+03:00

Harvard Business Review – Россия

Thu, 06 Dec 2018 10:30:38 GMT

«АЛРОСА»: как избавиться от вредной привычки

Алмазный гигант перестроил систему управления недвижимостью

Harvard Business Review – РоссияHarvard Business Review – Россия

Harvard Business Review – РоссияHarvard Business Review – Россия