Партнерский проект «Кейсы компаний»

«Кейсы компании» SAP на «Harvard Business Review - Россия»

«Лаборатория Касперского»: закупка на миллионы

О компании

SAP находится в эпицентре современной технологической революции и помогает организациям создавать новые возможности для инноваций и роста, а также преуспевать в конкурентной борьбе.


Компания учредила ежегодную премию SAP Value Award специально для клиентов из России и стран СНГ, присуждаемую за те проекты, по результатам внедрения которых есть признанная и доказанная ценность.


Победители SAP Value Award 2018 — лидеры индустрий, флагманы цифровой трансформации бизнеса — мирового тренда, который позволяет компаниям возглавить новую промышленную революцию.

«Лаборатория Касперского»: закупка на миллионы

9 ноября 2018|

Как «Лаборатория Касперского» сэкономила миллионы долларов, трансформировав систему закупок

В 2014 году «Лаборатория Касперского» — крупнейшая в мире частная компания, работающая в сфере кибербезопасности, — выявила недостатки своего закупочного процесса. В результате динамичного роста компании, закупочный процесс перестал отвечать требованиям руководства, пожеланиям сотрудников и существенно затруднял работу финансового департамента.

Система снабжения в «Лаборатории Касперского» была разрозненной: существовало несколько параллельных систем, которые сотрудники компании характеризовали как фрагментарные. Согласования велись через электронную почту и программы совместного доступа, заявки систематизировали с помощью Excel, запросы на приобретение не синхронизировались ни с договорами, ни со счетами на оплату.

Самой большой проблемой, по мнению заместителя финансового директора компании Анатолия Голентовского, было непонимание процесса рядовыми сотрудниками. «Многие часто не знали, как должным образом оформить закупку: какие данные собрать, с кем и как все согласовать, — объясняет он. — Людям приходилось бегать по коллегам, отрывать их от работы, чтобы узнать, какую форму заполнить и как, а количество сотрудников, которые должны были согласовать запрос, могло достигать 22».

Решить эту проблему, обучив ключевых сотрудников, было невозможно: в компании трудится более четырех тысяч человек, и все они используют закупочную систему. Кроме того, как утверждает Анатолий Голентовский, «Лаборатория Касперского» нуждалась в закупочной аналитике, которую нельзя было собрать на базе старой архаичной модели снабжения.

Необходимо было не только упростить процесс, но и разгрузить финансовую службу: из-за общей раскоординированности закупки были трудоемкими и сопровождались ошибками — например, стандартную номенклатуру могли заказать у новых, а не у проверенных поставщиков. «Было много прецедентов несогласованности, приводящей к лишним тратам и ошибкам, — вспоминает Анатолий Голентовский. — Особенно часто такое случалось со срочными закупками, когда “нужно было вчера”. На столах финансистов нередко оказывались счета с формулировкой “обо всем уже договорились, оплатите”. Мы полностью лишались возможности влиять на сроки, качество и стоимость приобретаемых услуг».

Необходимость перемен стала очевидна, когда финансисты не смогли собрать достоверные данные для проведения важного тендера. Компания больше не сомневалась: систему нужно срочно менять. От презентации проекта модернизации в августе 2014 года до подписания соглашения с SAP прошло всего четыре месяца.

В качестве основы для обновленной закупочной системы выбрали решения Ariba P2P и Ariba Sourcing. Первое позволяет отслеживать весь процесс от подачи заявки до отгрузки заказчику, второе — выбирать поставщиков и проводить конкурсные закупки, в том числе онлайн. Скомбинировав эти решения, «Лаборатория Касперского» могла выстроить новые модели снабжения. Уже в марте 2015 года проект был полностью готов, и трансформация началась.

Модернизация закупочной системы проходила в три этапа. Поскольку руководители компании не были уверены, что она сможет «переварить» масштабные перемены, начали с просветительской работы. По словам Анатолия Голентовского, как только проект одобрили, сотрудникам начали разъяснять смысл и цели трансформации. В информационной кампании, которая велась до окончания проекта, использовали разные инструменты — от личных встреч с ключевыми работниками до наклеек-тизеров в кофе-поинтах. Одновременно все специалисты «Лаборатории Касперского» проходили обучение.

На втором этапе — самом масштабном — осуществляли внедрение решений. Первый запуск провели уже в ноябре 2015 года в московской штаб-квартире компании — ее крупнейшем закупочном центре. Три месяца потребовались на стабилизацию и отладку новой системы. Затем запуски прошли в четырех зарубежных офисах «Лаборатории Касперского»: в Великобритании, США, Германии, Ирландии.

К этому моменту новая закупочная модель обрабатывала уже 70% всех заявок на поставку. Последний этап, по определению Анатолия Голентовского, был «большим взрывом». «Мы одномоментно масштабировали систему на все оставшиеся офисы, — объясняет он. — В тот момент их было более 30».

Эффект трансформации заметили сразу. Сокращение числа срочных закупок, новый процесс отбора поставщиков, контроль сроков оплаты и поставок дали существенную экономию. Кроме того, полностью изменилась корпоративная культура закупок. «Люди начали относиться к закупочному процессу более зрело, — утверждает Анатолий Голентовский. — Им теперь не нужно, как раньше, бегать по коллегам и уточнять, как что-то купить. Они идут в закупочную систему и заводят заявку. В дальнейшем они получают полностью прозрачный, контролируемый процесс — например, могут узнать статус исполнения запроса сразу в системе. Это дает понимание, как все работает. Сотрудники начали планировать свои потребности заранее».

Новая система и косвенные изменения, связанные с ней, позволяют «Лаборатории Касперского» ежегодно экономить более четырех миллионов долларов. За время использования системы количество заявок в ней перевалило за 60 тысяч, а общий объем проведенных закупок составляет сотни миллионов долларов. Как заявляют представители «Лаборатории Касперского», компания не намерена останавливаться на достигнутом и будет развивать систему — например, переведет взаимодействие с поставщиками и даже клиентами на платформу SAP Ariba Network.

https://hbr-russia.ru/partner_cases/sap/kasperskii

2018-11-09T11:41:32.000+03:00

Harvard Business Review – Россия

Fri, 09 Nov 2018 13:59:07 GMT

«Лаборатория Касперского»: закупка на миллионы

Как «Лаборатория Касперского» сэкономила миллионы долларов, трансформировав систему закупок

Harvard Business Review – РоссияHarvard Business Review – Россия

Harvard Business Review – РоссияHarvard Business Review – Россия