Закладки


Поделиться

URL

Карьера / Личные качества и навыки

Как писать письма четко и по существу

23 декабря 2016

Иллюстрация: hbr.org

Как писать письма четко и по существу

В армии плохо сформулированное электронное письмо может стать причиной проваленного задания. Служба научила меня структурировать переписку так, чтобы максимизировать шансы на успех. Выйдя в отставку, я стал применять этот опыт к своей корпоративной переписке, в результате мои послания стали четче и свободнее от «шумов», а коллеги и клиенты начали отвечать быстрее и конкретнее. Вот три главных приема, которые помогают мне формулировать электронные письма с военной четкостью.


1. Используйте ключевые слова в заголовке. Первое, что видит получатель вашего послания, — это ваше имя и тему письма, поэтому очень важно, чтобы в ней была четко указана цель сообщения, и особенно то, какие действия ожидаются от адресата. Военные любят помещать в заголовок ключевые слова, которые характеризуют суть данного письма. Вот некоторые из них:

ТРЕБУЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ — значит адресат письма обязан предпринять некое действие.

ПОДПИСЬ — требуется подпись адресата.

ИНФО — сообщение носит чисто информационный характер, не требует какого-либо ответа или действия.

РЕШЕНИЕ — получатель должен принять некое решение.

ПРОСЬБА — пишущий запрашивает разрешение или согласие адресата.

КООРДИНАЦИЯ — от адресата требуется скоординироваться с другими людьми или самому скоординировать что-либо.

В следующий раз, когда вы будете посылать своим подчиненным обновленные данные о состоянии дел, постарайтесь использовать в строке темы «ИНФО — обновление данных». А если вам нужно, чтобы руководитель одобрил вашу просьбу об отпуске, напишите «ПРОСЬБА — отпуск». Если вы — менеджер проекта, которому требуются ответы на еженедельный отчет об имплементации решений от нескольких людей, озаглавьте письма «ТРЕБУЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ — еженедельный отчет об имплементации». Эти обозначения могут показаться очевидными или слишком уж «восклицательными» из-за заглавных букв. Но благодаря этому ваши письма наверняка будут выделяться в почтовом ящике получателей, и им не придется тратить время на выяснение цели ваших посланий. (А еще этот...

Показать полностью

Доступ к статье закрыт.
Чтобы прочитать статью целиком, оформите подписку.

У меня уже есть подписка

Чтобы оставить комментарий вам необходимо авторизоваться

Материалы по теме