Как написать нужному человеку и не получить отказ | Harvard Business Review Russia
Коммуникации

Как написать нужному человеку и не получить отказ

Ручика Тулшьян
Как написать нужному человеку и не получить отказ
Фото: HBR Staff/Tsvi Braverman/EyeEm/Getty Images

С электронной почтой поддерживать связь стало значительно проще — и я извлекла из этого профессиональную выгоду, обзаведясь новыми контактами по всему миру, что было невообразимо до цифровой эпохи. Но когда вы просите кого-то из знакомых представить вас по почте нужному человеку, возникают неизбежные издержки, особенно для того, кому придется стать вашим «проводником». Поэтому я советую подходить к подобным обращениям внимательно и продуманно.

Одна из издержек заключается в том, что вы просите вашего собеседника потратить драгоценное время на составление письма с объяснением, зачем адресату с вами знакомиться. Один или два нечастых запроса не требуют много усилий, но когда вы получаете их сразу несколько за неделю — как такое случается со многими занятыми людьми — это складывается в часы, потраченные на выстраивание контактов для других.

Это особенно обременительно для женщин. Мы наконец стали признавать наличие двойных стандартов в правилах электронной переписки. От женщин гораздо чаще ожидают, что они должны помочь, о чем говорится в исследовании «Dancing Backwards in High Heels: Female Professors Experience More Work Demands and Special Favor Requests, Particularly from Academically Entitled Students». Мне, как человеку, работающему в научной среде и не только, это знакомо. Сопоставляя свои записи, мы с коллегами-преподавательницами небелой расы заметили в некоторых отрицательных отзывах о качестве обучения одну тенденцию — недовольство долгим ожиданием ответа на электронные письма. Профессора-мужчины, как я знаю, с подобными претензиями не сталкиваются. К сожалению, ожидания, что женщины и представители цветного населения с готовностью будут вам помогать в любых неурочных задачах, имеют пагубное влияние на нашу карьеру.

Привлекаете ли вы венчурный капитал, ищете новую работу или друзей в городе, куда недавно переехали, вы можете облегчить свою задачу — и с большей вероятностью заручиться поддержкой вашего «проводника» в поиске контактов, — если прикрепите к сообщению с просьбой готовый текст для конечного адресата. Тем самым вы показываете человеку, к которому обращаетесь, свое внимательное отношение и признаете, что у него есть свои важные дела.

Краткая справка о себе и целях знакомства также заставляет вас, как инициатора, продумать, что именно вам нужно. Как работающая мама, занятая на нескольких должностях, я скорее не склонна отвечать на письма с общими формулировками. Я бы предпочла, чтобы человек точно объяснил, что ему нужно от общения. И я скорее отвечу на запрос того, кто хочет подружиться, чем на неопределенное желание пообщаться на тему общих интересов.

Чтобы составить эффективное приветственное письмо, учитывайте следующее:

Кратко расскажите о себе. Цель приветственного письма заключается в том, чтобы объяснить человеку, которому вас нужно представить, кто вы такой. Начните письмо с нескольких строк — я советую три, — подробно опишите, кто вы, и сообщите наиболее важную информацию. Когда я прошу соединить меня с кем-то в профессиональной деловой среде, то обычно не уточняю, например, что являюсь адъюнкт-профессором. Составляя вступление о себе, мыслите в формате Twitter, не описывайте всю свою профессиональную биографию.

Обоснуйте свою мотивацию. Насколько возможно точно сформулируйте, почему вам необходимо установить контакт. Опять же я советую это уместить не более чем в три строки. «Я надеюсь найти инвестора для своего ресторанного бизнеса», «Я написала текст для колонки и хотела бы направить его вам для возможной публикации» или «Мне нужен совет, как подать заявку на программу лидерства в университете, в котором вы преподаете» — понятные мотивы. В этот краткий абзац также стоит включить любую относящуюся к делу информацию: сведения о вашем бизнесе и ваш бэкграунд — все, что важно знать второй стороне в контексте письма.

советуем прочитать
Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи
советуем прочитать
Брать только лучших. Как?
Гройсберг Борис,  Клаудио Фернандес-Араос,  Нитин Нория
Что такое Kickbox от Adobe
Дэвид Буркус