Как написать нужному человеку и не получить отказ | Harvard Business Review Russia
Коммуникации

Как написать нужному человеку и не получить отказ

Ручика Тулшьян
Как написать нужному человеку и не получить отказ
HBR Staff/Tsvi Braverman/EyeEm/Getty Images

С электронной почтой поддерживать связь стало значительно проще — и я извлекла из этого профессиональную выгоду, обзаведясь новыми контактами по всему миру, что было невообразимо до цифровой эпохи. Но когда вы просите кого-то из знакомых представить вас по почте нужному человеку, возникают неизбежные издержки, особенно для того, кому придется стать вашим «проводником». Поэтому я советую подходить к подобным обращениям внимательно и продуманно.

Одна из издержек заключается в том, что вы просите вашего собеседника потратить драгоценное время на составление письма с объяснением, зачем адресату с вами знакомиться. Один или два нечастых запроса не требуют много усилий, но когда вы получаете их сразу несколько за неделю — как такое случается со многими занятыми людьми — это складывается в часы, потраченные на выстраивание контактов для других.

Это особенно обременительно для женщин. Мы наконец стали признавать наличие двойных стандартов в правилах электронной переписки. От женщин гораздо чаще ожидают, что они должны помочь, о чем говорится в исследовании «Dancing Backwards in High Heels: Female Professors Experience More Work Demands and Special Favor Requests, Particularly from Academically Entitled Students». Мне, как человеку, работающему в научной среде и не только, это знакомо. Сопоставляя свои записи, мы с коллегами-преподавательницами небелой расы заметили в некоторых отрицательных отзывах о качестве обучения одну тенденцию — недовольство долгим ожиданием ответа на электронные письма. Профессора-мужчины, как я знаю, с подобными претензиями не сталкиваются. К сожалению, ожидания, что женщины и представители цветного населения с готовностью будут вам помогать в любых неурочных задачах, имеют пагубное влияние на нашу карьеру.

Привлекаете ли вы венчурный капитал, ищете новую работу или друзей в городе, куда недавно переехали, вы можете облегчить свою задачу — и с большей вероятностью заручиться поддержкой вашего «проводника» в поиске контактов, — если прикрепите к сообщению с просьбой готовый текст для конечного адресата. Тем самым вы показываете человеку, к которому обращаетесь, свое внимательное отношение и признаете, что у него есть свои важные дела.

Краткая справка о себе и целях знакомства также заставляет вас, как инициатора, продумать, что именно вам нужно. Как работающая мама, занятая на нескольких должностях, я скорее не склонна отвечать на письма с общими формулировками. Я бы предпочла, чтобы человек точно объяснил, что ему нужно от общения. И я скорее отвечу на запрос того, кто хочет подружиться, чем на неопределенное желание пообщаться на тему общих интересов.

Чтобы составить эффективное приветственное письмо, учитывайте следующее:

Кратко расскажите о себе. Цель приветственного письма заключается в том, чтобы объяснить человеку, которому вас нужно представить, кто вы такой. Начните письмо с нескольких строк — я советую три, — подробно опишите, кто вы, и сообщите наиболее важную информацию. Когда я прошу соединить меня с кем-то в профессиональной деловой среде, то обычно не уточняю, например, что являюсь адъюнкт-профессором. Составляя вступление о себе, мыслите в формате Twitter, не описывайте всю свою профессиональную биографию.

Обоснуйте свою мотивацию. Насколько возможно точно сформулируйте, почему вам необходимо установить контакт. Опять же я советую это уместить не более чем в три строки. «Я надеюсь найти инвестора для своего ресторанного бизнеса», «Я написала текст для колонки и хотела бы направить его вам для возможной публикации» или «Мне нужен совет, как подать заявку на программу лидерства в университете, в котором вы преподаете» — понятные мотивы. В этот краткий абзац также стоит включить любую относящуюся к делу информацию: сведения о вашем бизнесе и ваш бэкграунд — все, что важно знать второй стороне в контексте письма.

Сделайте домашнее задание. Покажите, что вы выяснили нужные сведения про третью сторону. Если вы собираете средства для своего ресторана, укажите, что вы надеетесь на встречу с Сарой, так как знаете, что она занимается инвестициями в этом бизнесе. Или что Джейн — редактор колонок в местной газете. Или что Джамила консультирует студентов в колледже, в который вы поступаете. Старайтесь избегать общих фраз: «Я хочу познакомиться с людьми из отрасли». Также дважды проверьте написание их имен. В последнее время я получила массу приветственных писем, в которых ко мне обращались как к «Ручике», «Рачике» или «Рушике», что не вызывало у меня желания тратить время на ответ тому, кто не может выяснить, как пишется правильно мое имя.

Облегчите жизнь адресатам. В конце письма укажите удобный способ связи и возможное время для встречи. Обычно я заканчиваю так: «Я нахожусь в Сиэтле и была бы рада встретиться с вами в удобное для вас время в будни в следующем месяце». Если вы используете онлайн-календари, например Calendly, отправьте своим адресатам на всякий случай ссылку на ваше расписание. Также закончите письмо ссылкой на свой профиль в LinkedIn и вебсайт, чтобы никто — ни ваш «проводник», ни конечный адресат вашего приветственного письма, — не тратил время на поиск.

Рассчитывайте на запрос «с двойным подтверждением». Приветственное письмо также позволит рекомендателю убедиться, что вторая сторона готова к общению — будет удобно организовать знакомство «с двойным подтверждением». Я даже упоминаю об этом тексте письма: «Можете переслать прилагаемое сообщение и уточнить у Сары, готова ли она со мной пообщаться». Таким образом, у «проводника» есть возможность связаться с нужным человеком и спросить: «Дорогая Сара, посмотрите запрос от Ручики внизу. Можно ли вас познакомить?»

Отправьте приглашение через календарь. После того как вы отправили письмо и ваш адресат ответил на предложение встретиться утвердительно, вам необходимо отослать приглашение-календарь с контактной информацией, а также в идеале — краткое объяснение цели встречи. Можно указать ее в заголовке письма или, если нужно, добавить более подробную повестку. При отправке приглашения сначала напишите свое имя — его увидит в календаре получатель. Например, если мне нужно написать сообщение о запланированном событии, то заголовок мог бы быть таким: «Ручика/Candour встреча с Салли по поводу колонки-комментария». Так делать особенно полезно, если встреча назначается заранее.

Самое главное — поблагодарить. Мне все еще приходят письма, в которых нет стандартных «спасибо» или «пожалуйста». Даже после установления выгодных контактов я часто узнаю о них в социальных сетях. Если возможно, свяжитесь с тем, кто помог вам наладить контакт с нужным человеком, и напишите короткое письмо о результатах знакомства. Тогда, видя вашу благодарность, он с большей вероятностью поможет и в дальнейшем.

Ежедневно мы отправляем и получаем порядка 300 млрд электронных писем, и это число только растет. Чтобы не усиливать шум, постарайтесь помочь тем, кто помогает вам. Это означает, что нужно вдумчиво сформулировать свою просьбу о контактах, так будет проще установить значимые связи и расширить круг ваших знакомств. Также, учитывая, что на женщинах лежит дополнительное бремя заботы об интересах окружающих, можно надеяться, что подготовленное письмо для пересылки конечному адресату поможет более справедливо распределить подобную нагрузку.

Об авторе. Ручика Тулшьян (Ruchika Tulshyan) — автор «The Diversity Advantage: Fixing Gender Inequality In The Workplace» и основатель Candour, компании по инклюзивным стратегиям. Также она является адъюнкт-преподавателем в Университете Сиэтла.

советуем прочитать
Хотите научиться думать?
Мариэтта Чудакова