Как дизайн-мышление помогает проводить совещания | Harvard Business Review Russia
Принятие решений

Как дизайн-мышление помогает проводить совещания

Майя Бернштейн , Рэй Рингель
Как дизайн-мышление помогает проводить совещания
DANIEL DAY/GETTY IMAGES

«Иногда, сидя на совещаниях, особенно в случаях, если я вижу не заинтересованных в происходящем людей, я рассчитываю стоимость времени сотрудников. Я подсчитал, что одно стандартное еженедельное совещание в моем бюро – это 50 людей, которые сидят в стандартном конференц-зале и выглядят одновременно скучающими и беспокойными – стоит около $177 тыс. ежегодно, и наверняка такой сценарий повторяется повсюду (в организации) сотни раз в день. Это выматывает нас и порождает цинизм. Столь многие совещания оказываются упущенными возможностями». Знакомы ли вам эти чувства, выраженные человеком, записавшимся на курс по фасилитации совещаний, который мы преподаем в Джорджтаунском университете? Если верить статистическим данным, скорее всего, знакомы:

  • организации проводят более 3 млрд совещаний каждый год;
  • менеджмент проводит 40-50% рабочего времени (или 23 часа в неделю) на совещаниях;
  • 90% участников совещаний признаются, что во время совещаний витают в облаках;
  • 73% участников признаются, что выполняют другую работу во время встреч;
  • 25% совещаний проходят в обсуждении несущественных вопросов.

В то же время правильные совещания могут быть ключевым событием для обсуждения плана действий команды или организации. Так как же наверняка проводить продуктивные, а не деструктивные встречи? Применив дизайн-мышление — концепцию, популяризированную основателем компании IDEO Дэвидом Келли и Стэнфордской школой дизайна.

Сначала дизайн-мышление применялось к физическим объектам, затем к другим продуктам, например, техническим средствам, а теперь используется в более сложных задачах в самых разных отраслях. Суть дизайн-мышления в том, чтобы поместить «пользователя» в центр опыта. Этот подход работает и при планировании совещаний.

Начните со следующего: отодвиньте в сторону свои экспертные знания и повестку дня и подумайте о людях, на которых повлияет совещание. Почувствуйте эмпатию по отношению к ним, задав три вопроса:

  1. Кто будет в зале совещаний и какие у них нужды?
  2. Кого не будет в зале, но на кого тем не менее повлияет совещание, и какие у них нужды?
  3. В какой глобальной культуре и среде вы действуете, и каковы их основные проблемы и возможности?

Свяжитесь с людьми, которые будут присутствовать на совещании, или с теми, на кого оно повлияет, и поговорите с ними – в идеале лично. Даже если вы проводите регулярные совещания с одной и той же группой людей, такие индивидуальные краткие встречи помогают вызвать доверие, выявляют скрытые проблемы и позволяют обеспечить вовлеченность людей.

советуем прочитать
Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи
советуем прочитать
Трамплин для роста
Владимир Рувинский
Буддистская притча
Шитовым Николаем расказанная
Голос из будущего
Скот Хорник,  Шри Сантанам
Китай пока еще не готов стать глобальным лидером
Уильям Керби,  Уоррен МакФарлан