Четыре стратегии для создания эффективного гибридного офиса | Harvard Business Review Russia
Управление изменениями

Четыре стратегии для создания эффективного гибридного офиса

Джим Кин , Тодд Хайзер
Четыре стратегии для создания эффективного гибридного офиса
Dominika Lipniewska

Пандемия создала новые проблемы и возможности почти во всех отраслях, и теперь с восстановлением экономики конкуренция будет расти. Победят в конкурентной борьбе те, кто лучше всех будет понимать потребности своих клиентов, совместными усилиями искать разные решения, создавать прототипы, последовательно разрабатывать и продвигать новые идеи на рынке. Такое поведение станет возможным, только когда люди соберутся в новом, современном рабочем пространстве.

По всем признакам, работа будущего — это гибридная модель: 52% работников в США предпочли бы совмещать работу из дома и в офисе, так как, по их словам, такой режим благотворно влияет на их творческое мышление, способности к поиску решений и построение отношений. Глобальные исследования показывают, что 72% корпоративных лидеров планируют применять гибридную модель, и только 13% говорят, что собираются сократить офисные площади в следующем году. Это означает, что организации по-прежнему планируют использовать свои рабочие пространства в рамках гибридной модели.

Но правильно организовать такую модель непросто. Чтобы решить, кто будет работать из офиса и насколько часто, требуется комплексный подход, и решения будут отличаться в каждой организации. Если сделать неудачный выбор, можно поставить под угрозу культуру, сотрудничество и инновации. И наоборот, хорошо организованная гибридная модель может стать магнитом, объединяющим людей и помогающим работать лучше, чем прежде.

Победителями окажутся те организации, в которых понимают, что рабочие места, спланированные с учетом пожеланий сотрудников, и стойкость помогут им двигаться вперед, учиться и сохранять конкурентоспособность. Более 50% компаний в США планируют опробовать новые схемы офисного пространства при возвращении в офисы в этом году. Например, можно переоборудовать кафе в место активного общения и сотрудничества, лучше соответствующее новой гибридной схеме.

Как архитекторы и дизайнеры офисной мебели, работающие с крупнейшими в мире организациями, мы рекомендуем лидерам, разрабатывающим стратегию гибридной работы, обдумать четыре подхода к дизайну.

Совмещайте цифровой и физический опыт

Как лидеры глобальных команд, мы знаем, как сложно объединить сотрудников, присутствующих в офисе, и тех, кто работает удаленно, а гибридная схема подразумевает, что неизбежно кто-то будет находиться дома, как бы хорошо команда ни координировала дни работы в офисе. Быть на связи в дистанционном режиме может быть очень неудобно, часто сотрудникам может казаться, что у них не получается быть равноправными участниками процесса, и это будет отрицательно сказываться на их вовлеченности. Особенно это касается творческой и инновационной работы, например мозговых штурмов: при их проведении часто используются маркерные доски для записей или другие физические материалы, которыми люди, находящиеся по другую сторону камеры, не могут в полной мере воспользоваться.

Решение состоит в том, чтобы интегрировать физические пространства и технологии, держа в голове три ключевые концепции: равенство, вовлеченность и удобство.

Например, сейчас многие переговорные представляют собой помещение с длинным столом, в конце которого стоит монитор. Лично присутствующие участники встречи сидят вокруг стола, а удаленные появляются в окошках на экране, часто на том же мониторе, где демонстрируются обсуждаемые материалы.

Один из способов приблизиться к равенству — это организовать для каждого участника отдельный экран, разместив мониторы на передвижных тележках, которые можно с легкостью перемещать по комнате. Так можно будет свободно подключать сотрудников на удаленке к отдельным рабочим группам или ставить мониторы на стол. Многие системы программного обеспечения позволяют разделить людей и контент по разным дисплеям.

Для полной вовлеченности важно, чтобы все участники видели друг друга и демонстрируемые материалы. При проектировании помещений с учетом вовлеченности сотрудников в гибридной среде, рассуждайте как кинорежиссер: учитывайте свет, камеру, звук, контент. Сегодня, насколько мы видим, используются изогнутые или мобильные столы, дополнительные лампы и колонки, микрофоны и передвижные маркерные доски и дисплеи.

Кроме того, исследование показывает, что помимо оборудования переговорных все чаще будут использоваться индивидуальные устройства. Многочисленные источники питания, доски для записей и разнообразные программные решения будут способствовать более легкому, беспроблемному гибридному сотрудничеству.

Поменяйте местами закрытые и открытые пространства

Пора переосмыслить помещения с открытой планировкой. До последнего времени, вот уже не одно десятилетие, компании стремились уплотнять рабочие места, убирать перегородки, а совещания устраивать в закрытых переговорных. По мере возвращения в офисы подход начнет меняться. Встречи чаще будут проходить в открытых пространствах с подвижными границами, а индивидуальная сосредоточенная работа — в закрытых помещениях вроде кабинок или небольших кластеров.

Открытые пространства для сотрудничества по своей сути являются более гибкими, так как не требуют фиксированного дизайна, поэтому они могут развиваться и меняться по мере возникновения новых схем работы. В инновациях, поиске решений и совместном творчестве часто используется гибкий подход: например, быстрые совещания на ногах с использованием визуальных материалов можно проводить в открытых пространствах с модульной мебелью, удобным техническим оснащением и другими дизайнерскими решениями.

Между тем индивидуальные рабочие места нужно будет сделать более закрытыми, важно ограничить видимость и слышимость, чтобы создать более уединенную обстановку, к которой мы привыкли, работая из дома. Видеозвонки будут происходить повсюду, поэтому обособленные пространства с экранами, перегородками и кабинками будут давать возможность сосредоточиться и свести к минимуму отвлекающие факторы.

Смените фиксированное на гибкое

Здания строятся на века, в то же время темпы изменений и развития бизнеса продолжают нарастать. Это несоответствие скоростей проявляется в том числе в возникновении временных pop-up-площадок и новых моделей коворкингов в ответ на спрос на более краткосрочные арендные решения. Большинство компаний, имеющих недвижимость, задаются вопросом, сколько места им нужно.

Будущая гибридная модель подразумевает более гибкое рабочее пространство, которое может меняться по мере изменения потребностей. Это не только способствует ускорению инноваций и развитию культуры организации, но и обеспечивает оптимальное пользование недвижимостью. В нашей компании Steelcase мы оптимизировали собственный офис, спроектировав открытое пространство, где по утрам проводим гибридные совещания, в середине дня обедаем, после обеда устраиваем общие собрания, а вечером можем сдать его в аренду.

Найдите баланс между индивидуальной и совместной работой

Пандемия заставила нас переосмыслить цель и назначение офиса, и многие лидеры пришли к выводу, что офис — это место для коллективной работы. Опрос Gensler Research Institute, проводившийся в разгар пандемии, показал, что сотрудники, полностью работающие из дома, стали посвящать совместной работе на 37% меньше времени. В результате лидеры справедливо сосредоточились на том, чтобы способствовать сотрудничеству, и исследование компании Steelcase показывает, что почти две трети лидеров хотят расширить пространство совместной работы как для тех, кто находится в офисе, так и для тех, кто предпочитает гибридные формы.

Но сотрудничество — это не просто взаимодействие в группе, оно также требует уединения. Для эффективного сотрудничества необходимо чередование командной и сосредоточенной самостоятельной работы, когда у каждого есть возможность обдумывать идеи и заниматься последующей реализацией намеченных шагов. Если проводить слишком много времени вместе в ущерб концентрации на индивидуальных задачах, это приведет к групповому мышлению, поэтому важно, чтобы маятник не качнулся слишком сильно в одну сторону и офисы не стали проектировать исключительно для совместной работы. Общие пространства необходимо уравновесить с помощью индивидуальных.

В целом пока нет единого мнения, насколько продуктивна работа из дома, но в прошлом году сотрудники сообщали, что дома они трудятся эффективнее, потому что не отвлекаются. В офисах тоже нужно организовать достаточно уединенные рабочие места, чтобы можно было легко переходить от одного типа работы к другому без необходимости пересекать большие расстояния или разбираться со сложными технологиями.

В офисе, в который мы вернемся, нам должно быть удобнее, чем дома, и это значит, что нужно организовать разнообразные помещения, подходящие для разных типов выполняемой работы. Организации, выбирающие подход «поживем — увидим», рискуют разочаровать своих сотрудников, которые обнаружат, что старый офис не соответствует новым реалиям. Это поставит под угрозу конкурентные преимущества объединения команды в едином пространстве. Организации, готовые двигаться вперед и создавать рабочие места, которые можно адаптировать и гибко и продуктивно использовать, будут привлекать и удерживать лучших специалистов и выигрывать за счет инноваций и роста. Офис будущего станет конкурентным преимуществом организаций, которые не упустят сегодняшний момент для позитивных изменений.

Когда мы все вернемся в офисы, они не будут прежними, и это хорошо.

Об авторах

Джим Кин (Jim Keane) — президент и CEO компании Steelcase Inc., мирового лидера в области проектирования рабочих пространств и решений в области архитектуры, мебели и технологий для удобной и продуктивной работы. Ранее возглавлял отделы исследований и разработок, корпоративной стратегии и ИТ, продаж и маркетинга Steelcase, а также занимал должность финансового директора.

Тодд Хайзер (Todd Heiser) — руководитель в компании Gensler и управляющий содиректор чикагского офиса компании. Имеет более чем 20-летний опыт передового дизайна в авангарде стратегии развития рабочих мест и концептуальной и технической трансформации пространств для клиентов по всему миру. Среди его клиентов такие организации, как Matter, Google, Kohler, Fourth Presbyterian Church, Le Meridien Hotels и Nickelodeon. Он также принимал активное участие в переосмыслении концепции знаменитого чикагского небоскреба Уиллис-Тауэр.

советуем прочитать
Люди-дикобразы
Роберт Саттон